Comment créer un flux sur Power Automate ?

Power Automate est un outil puissant permettant d’automatiser des tâches et des processus sans nécessiter de compétences en programmation. En créant des flux, vous pouvez connecter différentes applications et services pour échanger des données, déclencher des actions et optimiser votre productivité.

Cet article vous guide pas à pas dans la création de votre premier flux, du choix du type de flux adapté à la configuration des actions, en passant par les bonnes pratiques de test et de maintenance.

Mais si vous souhaitez en savoir plus sur Power Automate pour débuter et découvrir ses fonctionnalités, consultez notre page pour comprendre le fonctionnement de Power Automate.

Accéder à l’interface de création de flux

Pour créer un flux dans Power Automate, connectez-vous à votre compte. Cliquez ensuite sur l’onglet « Créer » dans le menu principal. Power Automate vous propose plusieurs options pour créer un flux :

• Partir de zéro : Créez votre flux étape par étape selon vos besoins spécifiques.
• Utiliser un modèle : Choisissez parmi une bibliothèque de modèles prédéfinis pour des scénarios courants.
• Importer un flux : Importez un flux préalablement exporté au format .zip pour le modifier ou le réutiliser.

Voici à quoi ressemble l’interface de sélection du type de flux :

La capture d’écran montre les options disponibles pour créer un flux.

Après avoir choisi votre point de départ, vous accédez à l’éditeur visuel de flux. C’est ici que vous pouvez ajouter des étapes, configurer des actions et définir des conditions. Nous verrons en détail la construction du flux dans la prochaine partie.

Choisir le type de flux adapté

Il existe plusieurs types de flux qui sont chacun adapté à des scénarios différents. 

Présentation des différents types de flux dans Power Automate

Power Automate propose plusieurs types de flux adaptés à différents scénarios d’automatisation. Voici les principaux types de flux disponibles :

• Flux automatisé : Déclenché par un événement spécifique (nouveau mail, mise à jour de données, etc.). Automatise des tâches récurrentes sans intervention manuelle.
• Flux instantané : Déclenché manuellement par l’utilisateur pour exécuter immédiatement une série d’actions. Idéal pour les tâches ponctuelles ou à la demande.
• Flux planifié : S’exécute selon une planification définie (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc.). Parfait pour les tâches régulières comme les rapports ou les sauvegardes.
• Flux de processus d’approbation : Gère les processus d’approbation avec des étapes de révision et de validation. Utile pour les demandes de congés, les notes de frais, etc.
• Flux de processus métier : Orchestre des processus métier complexes impliquant plusieurs étapes, conditions et actions. Adapté aux workflows métier spécifiques.

Voici un tableau comparatif résumant les principales caractéristiques de chaque type de flux : 

Choisissez le type de flux en fonction de vos besoins d’automatisation. Évaluez le mode de déclenchement requis et la complexité du scénario pour sélectionner le type de flux le plus adapté.

Découvrez comment exécuter efficacement un flux Power Automate en utilisant nos conseils pratiques sur Comment exécuter un flux Power Automate ?

Critères de choix du type de flux dans Power Automate

Pour choisir le bon type de flux, identifiez d’abord votre besoin d’automatisation. Posez-vous les questions suivantes :

• Quel événement doit déclencher le flux ? (e-mail entrant, mise à jour de données, action manuelle, etc.)
• Quelle est la fréquence d’exécution du flux ? (en temps réel, selon un planning, ponctuellement)
• Quelles sont les étapes et les actions impliquées dans le processus ?
• Le flux nécessite-t-il une intervention humaine (approbation, validation) ?

Voici quelques exemples concrets de cas d’usage pour chaque type de flux :

 Flux automatisé :

• Envoyer une notification lorsqu’un nouveau fichier est ajouté à un dossier SharePoint
• Créer une tâche dans Planner quand un e-mail avec un objet spécifique est reçu

 Flux instantané :

• Envoyer un rapport personnalisé à la demande
• Lancer un processus de traitement de données manuellement

 Flux planifié :

• Envoyer un récapitulatif hebdomadaire des ventes par e-mail
• Sauvegarder les données d’une base de données tous les soirs

 Flux de processus d’approbation :

• Gérer les demandes de congés des employés avec approbation du manager
• Valider les notes de frais soumises par les collaborateurs

 Flux de processus métier :

• Orchestrer le processus de recrutement de bout en bout (de la réception de la candidature à l’embauche)
• Gérer le cycle de vie d’un projet avec différentes étapes et intervenants

En répondant à ces questions, vous devriez pouvoir identifier le type de flux le plus adapté à votre besoin d’automatisation dans Power Automate.

Envie d’approfondir vos connaissances sur Power Automate et de comprendre comment choisir le bon type de flux pour vos besoins ? Consultez notre sélection de meilleurs formation Power Automate conçus pour vous aider à maîtriser la plateforme.

Configurer les déclencheurs et les actions

Avant de pouvoir automatiser un processus avec Power Automate, vous devez configurer le déclencheur qui lancera le flux ainsi que les différentes actions qui constitueront les étapes du workflow.

Ajouter et configurer un déclencheur

Un déclencheur est l’événement qui lance l’exécution d’un flux. Il définit quand et comment le flux doit s’activer. Pour ajouter un déclencheur, cliquez sur « Nouveau flux » puis choisissez le type de flux souhaité. Dans l’éditeur de flux, cliquez sur « Déclencheur » pour sélectionner le déclencheur approprié.

Configurez ensuite les paramètres du déclencheur selon vos besoins :

• Spécifiez la fréquence d’exécution pour un flux planifié
• Choisissez l’application et l’événement pour un flux automatisé
• Définissez les conditions de déclenchement pour un flux instantané

 Voici les principaux types de déclencheurs disponibles dans Power Automate :

• Déclencheurs de planification (récurrence)
• Déclencheurs de requête HTTP
• Déclencheurs d’événements d’application (e-mail entrant, nouveau fichier, mise à jour de données…)
• Déclencheurs de bouton (pour les flux instantanés)

Une fois le déclencheur configuré, vous pouvez ajouter des actions pour définir les étapes suivantes du flux.

Ajouter et configurer des actions

Les actions sont les étapes qui composent un flux. Elles définissent les tâches à exécuter après le déclenchement du flux. Pour ajouter une action, cliquez sur « Nouvelle étape » dans l’éditeur de flux. Choisissez ensuite l’application ou le service souhaité, puis sélectionnez l’action à effectuer.

 Configurez les paramètres de l’action selon vos besoins :

• Spécifiez les données d’entrée requises (destinataire d’un e-mail, fichier à traiter…)
• Définissez les options et les conditions de l’action
• Mappez les données entre les étapes du flux si nécessaire

Voici un exemple d’ajout et de configuration d’une action d’envoi d’e-mail dans Power Automate :

La capture d’écran montre comment configurer une action « Envoyer un e-mail » dans l’éditeur de flux.

Vous pouvez ajouter autant d’actions que nécessaire pour réaliser votre scénario d’automatisation. Enchaînez les actions pour définir la logique de votre flux étape par étape. N’hésitez pas à utiliser des conditions, des boucles et des branchements pour créer des flux plus avancés et adaptés à vos besoins métier.

Organiser et enchaîner les actions

L’ordre et l’enchaînement des actions sont cruciaux pour la logique et l’efficacité d’un flux. Ils déterminent le déroulement séquentiel des tâches après le déclenchement. Pour réorganiser les actions, utilisez les flèches de déplacement ou la fonction glisser-déposer dans l’éditeur de flux. Ajustez l’ordre des actions selon vos besoins.

Vous pouvez également ajouter des conditions pour exécuter certaines actions uniquement si des critères spécifiques sont remplis. Utilisez les options « Condition« , « Basculer le cas » ou « Appliquer à chaque » pour créer des branchements conditionnels.

Les boucles permettent de répéter une série d’actions jusqu’à ce qu’une condition soit satisfaite. Utilisez les options « Jusqu’à« , « Pour chaque » ou « Faire jusqu’à » pour créer des boucles.

Voici un exemple de flux avec différentes actions enchaînées :

1. Déclencheur : Lorsqu’un nouveau fichier est ajouté dans un dossier SharePoint
2. Condition : Si le fichier est au format .xlsx
   • Si vrai : Extraire les données du fichier Excel
   • Si faux : Envoyer une notification par e-mail
3. Appliquer à chaque : Pour chaque ligne de données extraite
   • Créer un nouvel élément dans une liste SharePoint
   • Mettre à jour un enregistrement dans une base de données
4. Action : Envoyer un e-mail de synthèse avec le nombre de lignes traitées

Cet exemple montre comment combiner différents types d’actions, de conditions et de boucles pour créer un flux complet et adapté à un besoin métier spécifique.

Utiliser les connecteurs

Les connecteurs sont un élément clé de Power Automate. Ils permettent de faire communiquer la plateforme avec une multitude d’applications et de services tiers pour récupérer, envoyer et synchroniser des données.

Rechercher et ajouter des connecteurs

 Les connecteurs sont des passerelles qui permettent à Power Automate de communiquer avec différentes applications, services et systèmes. Ils sont essentiels pour automatiser des tâches impliquant plusieurs plateformes.

Pour ajouter un connecteur, cliquez sur « Nouvelle étape » dans l’éditeur de flux. Recherchez ensuite le connecteur souhaité dans la barre de recherche ou parcourez les catégories proposées. Sélectionnez le connecteur puis choisissez l’action ou le déclencheur correspondant à votre besoin. Configurez les paramètres requis (identifiants de connexion, options spécifiques…) pour établir la connexion.

Voici quelques-uns des principaux connecteurs disponibles dans Power Automate :

Icône	Nom du connecteur
	SharePoint
	Outlook
	Excel
	Microsoft Teams
	Dynamics 365
	X (Twitter)
	Salesforce

Power Automate propose des centaines de connecteurs pour couvrir un large éventail de scénarios d’automatisation. De plus, vous pouvez créer des connecteurs personnalisés pour intégrer vos propres applications ou API.

Configurer les connecteurs

La configuration d’un connecteur permet d’établir la connexion entre Power Automate et un service ou une application tierce. Cette étape est essentielle pour pouvoir utiliser les actions et les déclencheurs du connecteur dans votre flux.

Pour configurer un connecteur, cliquez sur celui-ci dans l’éditeur de flux. Une fenêtre de configuration s’ouvre, vous invitant à fournir les informations d’authentification requises (identifiant, mot de passe, clé d’API…).

 Voici quelques exemples de configuration de connecteurs couramment utilisés :

• Connecteur Outlook : Entrez votre adresse e-mail et votre mot de passe Microsoft 365 pour autoriser Power Automate à accéder à votre compte Outlook.
• Connecteur SharePoint : Spécifiez l’URL du site SharePoint et authentifiez-vous avec votre compte Microsoft 365 pour permettre à Power Automate d’interagir avec vos bibliothèques et listes SharePoint.
• Connecteur Salesforce : Fournissez vos identifiants Salesforce (nom d’utilisateur, mot de passe, jeton de sécurité) pour autoriser Power Automate à se connecter à votre instance Salesforce.

Une fois les informations d’authentification fournies, cliquez sur « Créer » pour établir la connexion. Vous pouvez alors utiliser les actions et les déclencheurs du connecteur dans votre flux.

Pour vous guider dans la configuration d’un connecteur populaire, nous vous proposons ce tutoriel vidéo qui montre comment configurer le connecteur Twitter dans Power Automate :

N’hésitez pas à consulter la documentation de chaque connecteur pour obtenir des instructions de configuration détaillées et résoudre les éventuels problèmes de connexion.

Tester et déboguer le flux

Tester et déboguer votre flux est une étape cruciale pour vérifier qu’il fonctionne comme prévu avant de le mettre en production. Power Automate propose des outils pour exécuter des tests et identifier les erreurs.

Tester le flux

Tester le flux est crucial pour vérifier son bon fonctionnement avant de le mettre en production. Cela permet de s’assurer que chaque étape s’exécute correctement et que le résultat obtenu est conforme aux attentes.

Pour lancer un test, cliquez sur le bouton « Tester » dans le coin supérieur droit de l’interface de création. Choisissez le type de test (avec ou sans données) puis cliquez sur « Exécuter le test« . Le flux s’exécute alors étape par étape. Vous pouvez suivre la progression dans le volet de test et vérifier les entrées et sorties de chaque action.

Voici une checklist des points à vérifier lors du test :

• Le déclencheur s’active correctement
• Chaque action s’exécute sans erreur
• Les données transitent correctement entre les étapes
• Les conditions et les boucles fonctionnent comme prévu
• Le résultat final correspond à l’objectif du flux

 Si une erreur survient, le test s’interrompt et affiche des informations de diagnostic. Utilisez ces indications pour identifier et corriger le problème avant de relancer un test.

N’hésitez pas à tester votre flux avec différents jeux de données et scénarios pour vérifier sa robustesse et sa fiabilité. Effectuez des tests réguliers, en particulier après chaque modification, pour vous assurer que le flux continue de fonctionner correctement.

Déboguer les erreurs

Identifier et résoudre les erreurs est essentiel pour créer des flux fiables et performants. Power Automate fournit des outils de débogage et des journaux d’exécution pour vous aider dans cette tâche. En cas d’erreur lors de l’exécution d’un flux, consultez le volet d’historique des exécutions. Il affiche le statut de chaque exécution et permet d’accéder aux détails des erreurs rencontrées.

Cliquez sur une exécution en erreur pour ouvrir le journal détaillé. Identifiez l’étape problématique et le message d’erreur associé. Utilisez ces informations pour comprendre et corriger le problème.

Voici une FAQ des erreurs courantes avec leurs solutions : 

En cas de problème persistant, n’hésitez pas à consulter la documentation de Power Automate, les forums de la communauté ou à contacter le support Microsoft pour obtenir de l’aide. Mais, avec de la pratique et en utilisant les outils de débogage, vous serez en mesure de résoudre efficacement les erreurs et de créer des flux robustes sur Power Automate.

Optimiser les performances

Optimiser les performances de votre flux garantit une exécution rapide, fiable et efficace. 

Voici quelques conseils et bonnes pratiques pour y parvenir :

•  🎯 Simplifiez votre flux en le divisant en plusieurs flux plus petits et ciblés. Cela facilite la maintenance et améliore les performances.
•  🚦 Gérez les erreurs en utilisant des actions de gestion des erreurs. Utilisez « Configurer une action en cas d’échec » pour définir des chemins alternatifs en cas de problème.
•  ⚡ Parallélisez les tâches indépendantes en utilisant des branches parallèles. Utilisez l’action « Branche parallèle » pour exécuter simultanément des actions sans dépendance.
•  🔍 Optimisez les requêtes et les filtres pour réduire le volume de données traité. Utilisez des requêtes OData ou des expressions pour filtrer les données au plus tôt.
•  ⏱️ Surveillez les performances de votre flux en utilisant les outils d’analyse de Power Automate. Identifiez les goulots d’étranglement et optimisez les actions les plus lentes.
•  🔄 Évitez les boucles infinies en définissant des limites et des conditions de sortie claires. Utilisez des compteurs ou des conditions basées sur les données pour contrôler les itérations.
•  📊 Utilisez des variables pour stocker et réutiliser les résultats intermédiaires. Cela évite de refaire les mêmes calculs ou requêtes à plusieurs reprises.
•  🧩 Choisissez les connecteurs et les actions les plus appropriés pour chaque tâche. Préférez les actions natives et optimisées pour de meilleures performances.

En appliquant ces bonnes pratiques, vous créerez des flux performants et fiables sur Power Automate. N’hésitez pas à tester et à itérer pour trouver les meilleures optimisations pour votre cas d’usage.

Si vous souhaitez également explorer des solutions sans code, consultez nos ressources pour comprendre le No Code et développer des automatisations efficaces sans écrire une seule ligne de code.

Enregistrer et partager le flux

Une fois votre flux opérationnel, vous pouvez l’enregistrer et le partager avec d’autres utilisateurs. Découvrez comment organiser vos flux et collaborer efficacement sur leur développement.

Enregistrer et nommer le flux

Bien nommer et décrire votre flux est essentiel pour faciliter sa compréhension et sa maintenance. Un nom clair et une description concise permettent de retrouver et de partager facilement le flux.

Pour enregistrer votre flux, cliquez sur le bouton « Enregistrer » dans le coin supérieur droit de l’interface de création. Saisissez un nom explicite et une description pertinente pour votre flux. Dans les paramètres du flux, vous pouvez également définir sa catégorie, sa visibilité (privé ou partagé) et ajouter des balises pour faciliter sa recherche. 

Voici quelques conventions de nommage et exemples de bonnes descriptions :

1. Utilisez un nom court mais descriptif, indiquant l’action principale du flux

Exemple : « Envoyer un e-mail de synthèse quotidienne« 

2. Commencez la description par un verbe d’action et précisez les principales étapes

Exemple : « Récupère les données de vente dans Salesforce, crée un graphique dans Excel et envoie un e-mail de synthèse au responsable commercial chaque matin à 8h. »

3. Incluez des informations sur la fréquence d’exécution et les systèmes impliqués

Exemple : « Flux quotidien automatisant le transfert des nouveaux prospects de LinkedIn vers Salesforce. »

En suivant ces bonnes pratiques, vous créerez des flux bien organisés et facilement compréhensibles par vous-même et vos collaborateurs. N’hésitez pas à mettre à jour le nom et la description de votre flux au fur et à mesure de son évolution.

Partager et collaborer sur le flux

Power Automate offre plusieurs options pour partager et collaborer sur un flux. Vous pouvez partager votre flux avec des utilisateurs individuels, des groupes ou des équipes entières.

Pour partager un flux, ouvrez-le dans l’éditeur et cliquez sur le bouton « Partager » dans le coin supérieur droit. Dans la fenêtre de partage, vous pouvez :

• Ajouter des utilisateurs individuels par leur adresse e-mail
• Partager avec un groupe ou une équipe Microsoft 365
• Définir le niveau d’accès (lecture seule ou modification)

Une fois partagé, les collaborateurs peuvent accéder au flux depuis leur propre compte Power Automate. Ils peuvent le visualiser, l’exécuter et même le modifier selon les autorisations accordées.

Power Automate propose également des fonctionnalités de co-création en temps réel. Plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur le même flux, en voyant les modifications des autres en direct.

Enfin, vous pouvez partager des copies de votre flux en utilisant les options d’exportation et d’importation. Exportez votre flux en tant que fichier .zip, puis partagez-le avec d’autres utilisateurs qui pourront l’importer dans leur propre environnement Power Automate.

En utilisant ces options de partage et de collaboration, vous pouvez travailler efficacement en équipe sur vos flux Power Automate. N’hésitez pas à expérimenter ces fonctionnalités pour trouver la méthode de collaboration qui convient le mieux à vos besoins.

Maintenir et mettre à jour le flux

Maintenir et mettre à jour régulièrement vos flux est crucial pour garantir leur bon fonctionnement à long terme. Les services et les connecteurs utilisés dans vos flux évoluent, il est donc important de vous adapter à ces changements.

Suivez les mises à jour et les annonces des différents services que vous utilisez (Microsoft 365, Salesforce, Google, etc.). Abonnez-vous à leurs blogs et newsletters pour être informé des nouvelles versions, des modifications d’API et des éventuelles dépréciations.

Lorsqu’une mise à jour est annoncée pour un service ou un connecteur, vérifiez si elle impacte vos flux existants. Testez-les pour vous assurer qu’ils fonctionnent toujours correctement avec la nouvelle version. Si nécessaire, apportez les modifications requises pour maintenir la compatibilité.

Voici un exemple de calendrier pour planifier la maintenance de vos flux : 

Vous pouvez également utiliser les fonctionnalités de rappel et de calendrier de votre outil de productivité préféré (Outlook, Google Calendar, etc.) pour planifier ces tâches de maintenance récurrentes.

Enfin, pour maintenir vos flux à jour et rester au fait des meilleures pratiques en matière d’intégration d’API, découvrez nos formations API conçues pour répondre à vos besoins spécifiques.

Conclusion 

Power Automate se positionne comme un outil incontournable pour automatiser et simplifier les tâches répétitives. En comprenant les différents types de flux, leurs configurations et les bonnes pratiques associées, vous pouvez concevoir des workflows sur mesure adaptés à vos besoins. Cette plateforme offre également des possibilités d’optimisation et de collaboration, renforçant ainsi la productivité individuelle et collective. Pour explorer plus en détail les capacités de Power Automate et maximiser vos compétences, il est recommandé de se former sur ses fonctionnalités avancées et ses connecteurs. Profitez pleinement de cet outil puissant pour automatiser vos processus quotidiens et gagner du temps.

FAQ : Les questions des internautes