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Comment organiser une formation en présentiel ?

Sommaire
Organiser une formation en présentiel peut sembler complexe, mais avec une préparation minutieuse et une approche structurée, vous pouvez créer un événement stimulant et enrichissant pour vos participants. 

Cet article vous guidera à travers les étapes clés de l’organisation d’une formation en présentiel, de la conception du programme à l’évaluation post-formation, en passant par la logistique et l’animation. 

Vous découvrirez des conseils pratiques et des astuces pour créer une expérience d’apprentissage mémorable et favoriser l’engagement et la réussite de vos apprenants.

Ce qu’il faut retenir

  • La bonne organisation d’une formation en présentiel passe par la conception du programme de formation, la planification de la logistique, la préparation du déroulement de la formation, l’évaluation et suivi post-formation
  • Le lieu de la formation doit être accessible, adapté au nombre de participants et équipé du matériel nécessaire
  • Pour évaluer l’efficacité d’une formation en présentiel, utilisez des questionnaires, des entretiens et des tests de connaissances pour mesurer la satisfaction

Concevoir le programme de formation

La conception d’un programme de formation est une étape cruciale pour garantir le succès de votre événement en présentiel

Un programme bien structuré et adapté aux besoins des participants permettra de maximiser l’apprentissage et l’engagement. Voici les éléments clés à prendre en compte lors de la conception de votre programme.

Définir les objectifs d’apprentissage

La première étape consiste à définir des objectifs d’apprentissage clairs et mesurables. 

Ces objectifs serviront de fil conducteur pour l’ensemble de la formation, du contenu aux méthodes pédagogiques en passant par l’évaluation des acquis.

Il est essentiel de formuler des objectifs pertinents et adaptés à votre public cible. Pour cela, vous pouvez :

  • identifier les compétences et connaissances que les participants doivent posséder
  • utiliser des verbes d’action spécifiques et mesurables (ex : “identifier”, “analyser”, “appliquer”)
  • préciser les conditions et critères de réussite (ex : “à l’issue de la formation, les participants seront capables de…”)
  • vous assurez que les objectifs sont réalistes et atteignables dans le temps imparti

Des objectifs bien définis vous permettront de créer un contenu ciblé et efficace, ainsi que d’évaluer facilement les progrès des participants.

Créer un contenu engageant et interactif

Une fois les objectifs fixés, il est temps de créer un contenu de qualité qui captera l’attention des participants et favorisera l’apprentissage. 

Le contenu doit être adapté au niveau, aux besoins et aux attentes de votre public.

Pour y parvenir, vous pouvez utiliser différents types de supports et méthodes pédagogiques, tels que :

  • des présentations visuelles (diapositives, vidéos, infographies) pour illustrer vos propositions
  • des activités pratiques (exercices, mises en situation, jeux de rôle) pour favoriser l’application des connaissances
  • des discussions et échanges (brainstorming, débats, retours d’expérience) pour encourager la réflexion et le partage
  • des ressources complémentaires (articles, études de cas, outils) pour approfondir les sujets abordés
88% des jeunes utilisent Internet pour lire ou regarder des informations, et 80% pour faire des devoirs scolaires ou visionner des films/clips et 57% des jeunes utilisent des messageries instantanées pour communiquer”.

Ces chiffres témoignent de l’importance du choix de support dans l’organisation du programme de formation.

L‘interactivité est un élément clé pour maintenir l’engagement des participants. Voici quelques astuces pour rendre votre contenu plus dynamique :

  • alternez entre les phases théoriques et pratiques pour maintenir l’attention
  • encouragez la participation active en posant des questions et en sollicitant les interventions
  • utilisez des exemples concrets et des anecdotes pour illustrer vos propositions
  • prévoyez des pauses régulières et des moments de réflexion pour favoriser l’assimilation des connaissances

Un contenu varié, interactif et adapté à votre public garantira une expérience d’apprentissage optimale.

Choisir les intervenants/formateurs

Le choix des intervenants est un facteur déterminant pour la réussite de votre formation. 

Les formateurs doivent être compétents, expérimentés et capables de transmettre leur savoir de manière pédagogique et engageante.

Pour sélectionner les bons intervenants, vous devez :

  • vérifier leurs qualifications et leur expérience dans le domaine concerné
  • évaluer leurs compétences pédagogiques et relationnelles (capacité à communiquer, à animer, à s’adapter au public)
  • vous assurez qu’ils adhèrent aux objectifs et valeurs de la formation
  • privilégier ceux qui ont une approche pratique et interactive, favorisant l’apprentissage actif

Une fois les intervenants sélectionnés, il est essentiel de les préparer en amont de la formation. Pour cela, vous pouvez :

  • leur communiquer clairement les objectifs, le contenu et le déroulement de la formation
  • leur fournir les supports et ressources nécessaires à leur intervention
  • organiser une réunion de briefing pour coordonner les différentes interventions et assurer une cohérence globale
  • les encourager à adapter leur discours et leurs méthodes pédagogiques au public visé

Des intervenants bien préparés et en phase avec vos attentes contribueront grandement à la qualité et à l’efficacité de votre formation.

Planifier la logistique

PLANIFIER LA LOGISTIQUE

La planification logistique est une étape primordiale dans l‘organisation d’une formation en présentiel réussie

Une fois le programme de formation conçu, il est essentiel de se concentrer sur les aspects pratiques pour assurer le bon déroulement de l’événement et offrir une expérience optimale aux participants. 

Voici les éléments clés à prendre en compte lors de la planification logistique.

Le lieu de formation

Le choix du lieu de formation est déterminant pour créer un environnement propice à l’apprentissage et au partage. 

Plusieurs critères sont à considérer pour sélectionner le lieu idéal :

  • l’accessibilité : veillez à choisir un lieu facile d’accès, bien desservi par les transports en commun et disposant d’un parking pour les participants qui viennent en voiture. Si la formation se déroule sur plusieurs jours, pensez également à la proximité d’hébergements.
  • la capacité d’accueil : assurez-vous que le lieu choisi peut accueillir le nombre de participants attendus. Les salles de formation doivent être suffisamment spacieuses pour permettre des activités interactives et des travaux de groupe.
  • les équipements et services : vérifiez que le lieu dispose des équipements nécessaires au bon déroulement de la formation, tels que le wifi, le matériel audiovisuel (vidéoprojecteur, écran, sonorisation), mais aussi des services de restauration si besoin.
  • l’ambiance et le confort : optez pour un lieu agréable, lumineux et confortable, qui favorise la concentration et les échanges. Les espaces de pause et de convivialité sont également importants pour les moments de détente et de réseautage.

Selon le type de formation que vous organisez, différents lieux peuvent être adaptés :

  • Pour les formations courtes et les séminaires, les salles de réunion dans des hôtels ou des centres de conférences sont une excellente option, offrant un cadre professionnel et des services sur place.
  • Pour des formations plus informelles ou créatives, les espaces de coworking ou les salles atypiques (loft, studio) peuvent apporter une touche d’originalité et stimuler l’inspiration des participants.
  • Si votre entreprise dispose d’infrastructures adaptées, organiser la formation en interne peut être une solution pratique et économique, tout en renforçant la cohésion des équipes.

Les inscriptions et la communication

Une communication efficace est essentielle pour promouvoir votre formation, attirer les participants et assurer une coordination fluide avant et pendant l’événement.

Pour cela, utilisez différents canaux de communication :

  • notre site web ou blog : créez une page dédiée à la formation, présentant le programme, les intervenants, les modalités pratiques et un formulaire d’inscription en ligne.
  • les réseaux sociaux : partagez l’information sur vos réseaux professionnels (LinkedIn, Twitter) et sur les groupes spécialisés pour toucher votre public cible. Créez un événement Facebook pour fédérer une communauté autour de votre formation.
  • les newsletters et emailings : informez vos contacts et prospects de la tenue de la formation en voyant une invitation par email, avec un lien vers la page d’inscription.
  • les partenariats : nouez des partenariats avec des organismes professionnels, des associations ou des influenceurs de votre secteur pour bénéficier de leur réseau et élargir votre visibilité.

Pour gérer efficacement les inscriptions et la communication avec les participants, suivez ces conseils :

  • mettez en place un système d’inscription en ligne simple et intuitif, qui recueille toutes les informations nécessaires (coordonnées, attentes, régimes alimentaires spécifiques, etc.).
  • envoyez des confirmations d’inscription personnalisées aux participants, avec un récapitulatif des informations pratiques (date, lieu, horaires, plan d’accès).
  • communiquez régulièrement en amont de la formation pour maintenir l’engagement des participants : envoyez des rappels, des informations complémentaires sur le programme ou les intervenants, des ressources à consulter en amont.
  • désignez un point de contact dédié (par email ou téléphone) pour répondre aux questions des participants et gérer les demandes particulières.

Le matériel et les ressources

Un matériel adapté et des ressources pédagogiques de qualité sont indispensables pour faciliter l’apprentissage et l’engagement des participants

Voici le matériel à prévoir pour une formation réussie :

  • un ordinateur portable et un vidéoprojecteur pour diffuser les présentations et supports visuels.
  • un tableau blanc ou un paperboard pour les annotations, schémas et brainstormings.
  • des badges nominatifs et un trombinoscope pour faciliter les interactions entre les participants et avec les intervenants.
  • des blocs-notes, stylos et dossiers pour permettre aux participants de prendre des notes et de conserver les documents de la formation.

Concernant les ressources pédagogiques, veillez à :

  • créer des supports visuels attractifs et synthétiques (diapositives, infographies, vidéos) pour illustrer votre proposition et faciliter la mémorisation.
  • préparer des documents complémentaires (articles, fiches pratiques, études de cas, bibliographie) pour approfondir les sujets abordés et fournir des ressources utiles aux participants.
  • imprimer les supports en quantité suffisante pour tous les participants, et prévoir quelques exemplaires supplémentaires.
  • mettre les ressources à disposition en version électronique après la formation (par email ou sur une plateforme dédiée) pour permettre aux participants de les consulter à tout moment.

Préparer le déroulement de la formation

PREPARER LE DEROULEMENT DE LA FORMATION

Le jour J est arrivé, et il est temps de mettre en pratique tout ce que vous avez préparé. 

Voici les étapes clés pour assurer un déroulement fluide et réussi de votre formation en présentiel, de l’accueil des participants à la gestion des imprévus, en passant par l’animation des séquences pédagogiques.

Accueillir les participants

L’accueil des participants est un moment crucial pour établir une atmosphère positive et propice à l’apprentissage

Un accueil chaleureux et bienveillant mettra les participants à l’aise et favorisera leur engagement tout au long de la formation.

Pour briser la glace et créer une ambiance conviviale :

  • accueillez chaque participant individuellement avec un sourire et une poignée de main
  • proposez des rafraîchissements et des collations pendant l’installation
  • invitez les participants à se présenter et à partager leurs attentes
  • commencez par une activité ludique ou un jeu pour détendre l’atmosphère et favoriser les interactions

Animer la formation

Une animation dynamique et interactive est essentielle pour maintenir l’attention et l’engagement des participants. 

Voici quelques conseils pour y parvenir :

  • variez les formats (exposés, discussions, travaux de groupe, jeux de rôle) pour stimuler l’intérêt
  • encouragez la participation active en posant des questions ouvertes et en sollicitant les interventions
  • utilisez des supports visuels attractifs et des exemples concrets pour illustrer vos propositions et faciliter la compréhension
  • prévoyez des pauses régulières pour maintenir la concentration et favoriser les échanges informels entre les participants

Pour gérer efficacement le temps et maintenir un rythme soutenu tout au long de la formation :

  1. établissez un planning détaillé avec des horaires précis pour chaque séquence pédagogique
  2. surveillez discrètement le chronomètre et ajustez le contenu si nécessaire pour respecter les délais impartis.
  3. désignez un gardien du temps parmi les participants pour vous alerter discrètement en cas de dépassement
  4. prévoyez des activités optionnelles ou du contenu bonus en cas d’avance sur le planning

Gérer les imprévus

Malgré une préparation minutieuse, des imprévus peuvent toujours survivre pendant la formation. Voici quelques problèmes potentiels et des solutions pour y remédier :

ProblèmeSolution
Retard d’un intervenantPrévoyez une activité de secours ou entreprendre par une autre séquence
Technique de la panne (vidéoprojecteur, wifi)Ayez toujours un plan B (supports imprimés, connexion 4G)
Participant perturbateur ou en désaccordRestez calme, écoutez ses arguments et recentrez la discussion sur les objectifs
Manque de participation ou d’énergieProposer une activité énergisante (jeu, exercice physique) ou une pause
Tableau récapitulatif de quelques problèmes potentiels et des solutions pendant une formation en présentiel

En étant préparé et réactif face aux imprévus, vous saurez gérer avec sérénité toute situation délicate et maintenir une dynamique positive tout au long de la formation.

N’hésitez pas à faire appel à votre créativité et à votre sens de l’adaptation pour trouver des solutions efficaces et maintenir l’engagement des participants.

Faire une évaluation et un suivi post-formation

EVALUATION ET UN SUIVI POST FORMATION

Une fois la formation terminée, il est essentiel d’évaluer son efficacité et d’assurer un suivi auprès des participants. 

Cette étape vous permettra d’améliorer continuellement vos programmes, de mesurer le retour sur investissement et de garantir un impact durable sur les compétences et les performances des apprenants.

Évaluer l’efficacité de la formation

L’évaluation de la formation vous permettra de mesurer l’atteinte des objectifs pédagogiques, la satisfaction des participants et l’acquisition des compétences visées. Voici différentes méthodes d’évaluation :

  • questionnaires en ligne ou papier à remplir à la fin de la formation pour recueillir les impressions à chaud
  • entretiens individuels ou en groupe avec les participants pour obtenir des retours qualitatifs approfondis
  • tests de connaissances avant et après la formation pour mesurer la progression et l’acquisition des savoirs
  • observation des comportements et des mises en pratique sur le terrain pour évaluer l’application des compétences

Pour créer des questionnaires efficaces, veillez à :

  • poser des questions claires et concises en lien direct avec les objectifs de la formation
  • utiliser différents types de questions (ouvertes, fermées, à choix multiples) pour varier les réponses
  • inclure une section commentaires pour recueillir des retours qualitatifs et des suggestions d’amélioration
  • analyser les résultats de manière objective et en tirer des conclusions concrètes pour optimiser les futures formations

N’hésitez pas à utiliser des outils en ligne pour créer, diffuser et analyser facilement vos questionnaires d’évaluation.

Assurer un suivi auprès des participants

Le suivi post-formation est crucial pour ancrer les acquis dans la durée et favoriser leur mise en pratique sur le long terme

Il montre également votre engagement envers la réussite des participants et renforce leur sentiment d’appartenance.

Selon Cairn info : “les études appliquées pour évaluer l’efficacité de la formation utilisent souvent des approches comme celles de Kirkpatrick (Source : Cairn info)

Voici quelques idées pour assurer un suivi efficace :

  • envoyez un email de remerciement avec un récapitulatif des points clés abordés et les prochaines étapes
  • partagez des ressources supplémentaires (articles, vidéos, podcasts, templates) pour approfondir les sujets et faciliter la mise en application
  • proposez des exercices pratiques ou des défis à relever pour encourager l’application des acquis et célébrer les réussites
  • organisez des sessions de coaching individuel ou des ateliers de suivi en petit groupe pour accompagner les participants dans leur progression
  • mettez en place une communauté en ligne (groupe LinkedIn, forum, plateforme LMS) pour favoriser les échanges, le partage de bonnes pratiques et l’entraide
  • planifiez une évaluation à froid quelques semaines ou mois après la formation pour mesurer l’impact réel sur les performances et le changement des comportements

Quelques questions fréquentes sur l’organisation d’une formation en présentiel

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Rose Eddie
Depuis longtemps immergée dans l'univers de la création de contenus, je me spécialise désormais dans la formation. Avec une passion ardente pour les mots et une connaissance approfondie du domaine, je rédige aujourd'hui des articles qui mettent en lumière le rôle crucial de la technologie dans l'apprentissage, la recherche et le choix de formations adaptées à chacun.
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