Quelles sont les conditions pour se faire financer sa formation par un OPCO ?

Cet article détaille étape par étape les démarches à suivre et les points de vigilance pour optimiser vos chances d’obtenir un financement de votre OPCO.

Être salarié d’une entreprise relevant de l’OPCO

Pour bénéficier d’un financement de formation par un OPCO, il faut être salarié d’une entreprise qui relève de cet OPCO. Chaque OPCO couvre des secteurs d’activité et des métiers spécifiques.

Par exemple :

• L’OPCO EP couvre les entreprises de proximité (artisanat, professions libérales, commerces de proximité, etc.)
• L’OPCO ATLAS couvre les services financiers et le conseil (banques, assurances, activités de conseil, etc.)
• L’OPCOMMERCE couvre le commerce de détail et de gros à prédominance alimentaire

Comment savoir de quel OPCO relève votre entreprise ?

Plusieurs moyens permettent de le savoir :

• Consultez votre fiche de paie : le nom de l’OPCO y figure normalement
• Renseignez-vous auprès de votre service RH ou de votre manager
• Utilisez l’outil en ligne “Trouver mon OPCO” sur le site

Il suffit de renseigner le numéro SIRET de votre entreprise pour obtenir le nom de l’OPCO dont elle dépend.

Cas particuliers

Certaines entreprises peuvent relever de plusieurs OPCO si elles ont des activités diversifiées. Dans ce cas, c’est l’activité principale qui détermine l’OPCO de rattachement.

D’autres entreprises peuvent changer d’OPCO suite à une évolution de leur activité ou une décision de branche professionnelle. Il faut alors vérifier régulièrement quel est l’OPCO compétent.

En résumé, pour bénéficier d’un financement OPCO, vous devez être salarié d’une entreprise relevant de cet OPCO. Vérifiez sur votre fiche de paie, auprès de votre service RH ou en utilisant l’outil en ligne dédié de quel OPCO dépend votre entreprise. En cas de doute ou de situation particulière, n’hésitez pas à vous renseigner auprès de votre OPCO.

Les cas particuliers

Certaines situations spécifiques peuvent donner droit à un financement OPCO même si les conditions standard ne sont pas remplies. Voici quelques cas particuliers.

Les demandeurs d’emploi

Les demandeurs d’emploi peuvent bénéficier d’un financement OPCO sous certaines conditions :

1. Être inscrit à France Travail
2. Avoir un projet de formation validé par un conseiller
3. Trouver une entreprise prête à les embaucher après la formation

L’OPCO peut alors financer tout ou partie de la formation dans le cadre d’une AFPR (Action de Formation Préalable au Recrutement) ou d’une POE (Préparation Opérationnelle à l’Emploi).

Les créateurs d’entreprise

Les créateurs ou repreneurs d’entreprise peuvent aussi solliciter un financement OPCO :

• Avant l’immatriculation de leur entreprise
• Pour des formations en lien avec leur projet entrepreneurial
• À condition de choisir une formation éligible au CPF (Compte Personnel de Formation)

L’OPCO peut prendre en charge jusqu’à 100% des coûts pédagogiques dans la limite du plafond CPF.

Les alternants

Les salariés en contrat d’alternance (apprentissage ou professionnalisation) bénéficient de conditions spécifiques :

• Prise en charge des coûts pédagogiques selon des forfaits définis par branche professionnelle
• Possibilité de prise en charge des frais annexes (transport, hébergement, restauration)
• Aide unique aux employeurs pour les entreprises de moins de 250 salariés

L’OPCO est l’interlocuteur privilégié pour le financement des contrats en alternance.

En résumé, même si vous ne remplissez pas les conditions classiques, vous pouvez peut-être bénéficier d’un financement OPCO. Renseignez-vous sur les dispositifs spécifiques aux demandeurs d’emploi, créateurs d’entreprise et alternants. Votre conseiller OPCO pourra vous guider vers la solution la plus adaptée à votre situation.

Respecter les critères de prise en charge de son OPCO

Pour bénéficier d’un financement, votre demande doit respecter les critères de prise en charge de votre OPCO. Ces critères portent sur les modalités de financement et les plafonds de prise en charge.

Les modalités de financement selon les dispositifs

Chaque dispositif de formation (plan de développement des compétences, CPF, contrat de professionnalisation, etc.) a ses propres modalités de financement. Elles précisent ce qui est pris en charge et à quelle hauteur.

Par exemple :

• Pour le plan de développement des compétences : prise en charge jusqu’à 100% des coûts pédagogiques
• Pour le CPF : prise en charge jusqu’à 25€/heure dans la limite du plafond CPF
• Pour les contrats de professionnalisation : prise en charge forfaitaire des coûts pédagogiques et des frais annexes

Il est évident que les modalités de financement sont définies par les branches professionnelles et peuvent varier selon les OPCO.

Les plafonds et les taux de prise en charge

Les OPCO définissent des plafonds et des taux de prise en charge pour chaque type de formation. Ces plafonds limitent le montant du financement accordé par l’OPCO.

Exemples de plafonds :

• 3 000€ par an et par salarié pour les entreprises de moins de 11 salariés
• 2 000€ par an et par salarié pour les entreprises de 11 salariés et plus

Exemples de taux de prise en charge :

• 100% des coûts pédagogiques pour le plan de développement des compétences
• 9,15€/heure pour les contrats de professionnalisation
• 25€/heure pour le CPF

Attention: les plafonds et les taux de prise en charge peuvent varier selon l’OPCO et le type de formation. Vérifiez-les auprès de votre conseiller.

En résumé, pour obtenir un financement de votre OPCO, votre demande doit respecter les modalités de financement propres à chaque dispositif et les plafonds de prise en charge définis. Renseignez-vous en amont sur les critères appliqués par votre OPCO pour mettre toutes les chances de votre côté.

Déposer son dossier dans les délais impartis

Le respect des délais est essentiel pour obtenir le financement de votre formation par l’OPCO. Chaque OPCO définit ses propres délais de dépôt des dossiers.

Les délais à respecter

En général, il faut déposer votre dossier :

• Au minimum 1 mois avant le début de la formation pour les formations courtes (moins de 6 mois)
• Au minimum 2 mois avant le début de la formation pour les formations longues (plus de 6 mois)

Ces délais peuvent toutefois varier selon l’OPCO et le type de formation. Vérifiez les délais exacts auprès de votre OPCO.

Les conséquences d’un dépôt tardif

Si vous déposez votre dossier trop tard, vous risquez :

• Un refus de prise en charge de la part de l’OPCO
• Un report de votre projet de formation
• Une prise en charge partielle des coûts

Un dépôt tardif peut compromettre le financement de votre formation et perturber votre planning.

Comment respecter les délais ?

Pour respecter les délais de dépôt, anticipez au maximum :

1. Identifiez votre besoin de formation le plus tôt possible
2. Contactez votre OPCO pour connaître les délais et les modalités de dépôt
3. Constituez votre dossier en avance en rassemblant toutes les pièces nécessaires
4. Envoyez votre dossier complet en recommandé avec accusé de réception

Prévoyez une marge de sécurité en déposant votre dossier quelques semaines avant la date limite.

En résumé, pour obtenir le financement de votre formation, vous devez impérativement déposer votre dossier dans les délais impartis par votre OPCO. Anticipez au maximum la constitution et l’envoi de votre dossier pour éviter tout refus ou report. En cas de doute sur les délais, n’hésitez pas à contacter votre conseiller OPCO.

Attendre l’avis de validation de votre OPCO

Une fois votre dossier de demande de financement déposé, il faut attendre la réponse de l’OPCO. Cette réponse prend la forme d’un avis de validation ou de refus.

Les délais de réponse

Les délais de traitement des demandes varient selon les OPCO et la complexité des dossiers. En moyenne, il faut compter entre 2 et 4 semaines pour obtenir une réponse.

Si votre dossier est incomplet, l’OPCO vous demandera des pièces complémentaires. Cela peut rallonger le délai de traitement.

La notification de décision

La décision de l’OPCO vous sera notifiée par email ou par courrier. Elle précisera :

• La décision de prise en charge (accord total, partiel ou refus)
• Le montant de la prise en charge accordée
• Les modalités de règlement (avance, paiement à l’issue de la formation, etc.)

Si votre demande est acceptée, vous devrez confirmer votre inscription auprès de l’organisme de formation.

En cas de refus

Si votre demande est refusée, l’OPCO motivera sa décision. Les raisons peuvent être :

• L’incomplétude du dossier
• La non-éligibilité de la formation
• Le dépassement des plafonds de financement

Vous pouvez alors :

1. Compléter votre dossier et le renvoyer
2. Choisir une autre formation éligible
3. Solliciter un autre financement (CPF, plan de développement des compétences, etc.)

Il est important d’échanger avec votre conseiller OPCO pour comprendre les raisons du refus et trouver une solution.

En résumé, après avoir déposé votre dossier, vous devrez attendre la notification de décision de l’OPCO. Cette réponse interviendra sous 2 à 4 semaines. En cas d’accord, vous pourrez confirmer votre inscription. En cas de refus, analysez les motifs et envisagez des alternatives avec votre conseiller OPCO.

Les pièces justificatives à fournir

Pour que votre demande de financement soit étudiée par l’OPCO, vous devez fournir un dossier complet. Ce dossier comprend plusieurs pièces justificatives.

Les pièces obligatoires

Voici les documents que vous devrez impérativement joindre à votre demande :

1. Le formulaire de demande de prise en charge, dûment rempli et signé
2. Le programme détaillé de la formation, avec les objectifs pédagogiques, le contenu, la durée et les modalités d’évaluation
3. La convention de formation ou le contrat de prestation entre votre entreprise et l’organisme de formation
4. Le devis détaillé de la formation, avec les coûts pédagogiques et les éventuels frais annexes

Veillez à ce que tous ces documents soient à jour, complets et signés par les parties concernées.

Les pièces complémentaires

Selon votre situation, l’OPCO peut vous demander des pièces supplémentaires :

• Un RIB de votre entreprise pour le versement des fonds
• Une attestation de versement de vos contributions de formation
• Une copie du passeport de compétences pour une demande de CPF
• Une copie du contrat de travail et des 12 derniers bulletins de salaire pour un contrat de professionnalisation

Chaque OPCO a ses propres exigences. Renseignez-vous en amont auprès de votre conseiller.

Comment transmettre les pièces ?

Vous pouvez envoyer votre dossier complet :

• Par email, en pièces jointes (format PDF de préférence)
• Par courrier postal, en lettre recommandée avec accusé de réception
• Via une plateforme de dépôt en ligne, si votre OPCO en propose une

Pensez à conserver une copie de votre dossier et un justificatif d’envoi.

En résumé, pour que votre demande de financement soit étudiée, vous devez fournir un dossier complet avec les pièces obligatoires (formulaire, programme, convention, devis) et les éventuelles pièces complémentaires demandées par votre OPCO. Transmettez votre dossier par email, courrier ou plateforme en ligne, et conservez-en une copie.

Choisir une formation éligible aux critères OPCO

Pour obtenir un financement de votre OPCO, vous devez choisir une formation qui répond à ses critères d’éligibilité. Ces critères portent notamment sur la qualité des organismes de formation et les types de formations financées.

Les critères de qualité des organismes de formation

Les OPCO financent uniquement les formations dispensées par des organismes de qualité. Pour être éligibles, les organismes doivent :

• Être déclarés auprès de la DREETS (Directions Régionales de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités)
• Respecter les critères qualité du Référentiel National Qualité (RNQ)
• Être certifiés Qualiopi à partir du 1er janvier 2022

Le catalogue de référence des OPCO, Datadock, liste les organismes de formation qui répondent à ces critères.

Les types de formations financées

Les OPCO financent différents types de formations, selon les besoins des entreprises et des salariés :

• Les formations métiers : compétences techniques spécifiques à un métier ou un secteur
• Les formations transversales : compétences transférables comme les langues, l’informatique, le management
• Les formations certifiantes : formations diplômantes ou qualifiantes reconnues par l’État ou les branches professionnelles
• Les formations réglementaires : formations obligatoires comme la sécurité, l’hygiène, la santé au travail

Les formations doivent être en lien avec la stratégie de l’entreprise et les projets professionnels des salariés.

Quelques exemples de formations financées par les OPCO :

• Un CAP Boucher en alternance pour un salarié d’une boucherie
• Une formation Excel pour les assistants administratifs d’une PME
• Un CQP (Certificat de Qualification Professionnelle) Vendeur Conseil pour les salariés d’un magasin
• Une formation HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point) pour les salariés d’un restaurant

En résumé, pour choisir une formation éligible aux critères OPCO, vérifiez que l’organisme de formation est de qualité (déclaré, respectant le RNQ, certifié Qualiopi) et que la formation correspond aux types financés par votre OPCO (métiers, transversales, certifiantes, réglementaires). La formation doit aussi être en adéquation avec la stratégie de votre entreprise et votre projet professionnel.