Comment obtenir l’agrément pour devenir un organisme de formation ?

Dans cet article, nous vous guiderons pas à pas dans votre démarche d’obtention de l’agrément. 

Identifier l’organisme instructeur de la demande d’agrément

Pour obtenir l’agrément en tant qu’organisme de formation, vous devez d’abord identifier l’organisme instructeur approprié. 

Cela dépend de l’organisme de votre situation et du type de formations que vous proposez. 

Voici les principaux organismes instructeurs :

• les DREETS (Directions Régionales de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités) : pour la plupart des demandes d’agrément.
• la DGEFP (Délégation Générale à l’Emploi et à la Formation Professionnelle) : pour les organismes de formation à distance ou délivrant des formations à l’étranger.
• Les Préfectures de région : pour les organismes de formation des agents de sécurité privée.

Cas particuliers et exceptions

Certains cas particuliers peuvent modifier l’organisme instructeur de votre demande. Par exemple, si votre organisme de formation est un établissement d’enseignement supérieur, c’est le Rectorat de votre académie qui instruira votre dossier. 

Rôle et compétences de l’organisme instructeur

L’organisme instructeur est chargé de plusieurs missions clés dans le cadre de l’instruction des demandes d’agrément :

Vérification de la conformité des dossiers :

• réception et enregistrement des demandes d’agrément
• contrôle de la complétude et de la validité des pièces fournies
• vérification de la conformité aux critères d’éligibilité définis par la réglementation

Évaluation de la qualité des programmes de formation :

• analyse approfondie du contenu pédagogique des formations proposées
• évaluation de la cohérence et de la pertinence des objectifs de formation
• vérification de l’adéquation des moyens humains et matériels mis en œuvre
• examen des modalités d’évaluation et de suivi des apprenants.

Pour mener à bien ces missions, l’organisme instructeur s’appuie sur une équipe d’experts possédant une solide expérience dans le domaine de la formation professionnelle. 

Ces experts ont une connaissance approfondie des critères d’agrément, des réglementations en vigueur et des bonnes pratiques du secteur. Leur expertise permet d’assurer une instruction rigoureuse et impartiale des demandes, garantissant ainsi la qualité et la fiabilité des organismes agréés.

Constituer le dossier de demande

La constitution d’un dossier de demande d’agrément complet et soigné est une étape fondamentale pour tout organisme souhaitant obtenir la reconnaissance officielle en tant qu’organisme de formation. 

Ce dossier est le reflet de votre engagement envers la qualité de votre offre de formation et de votre conformité aux exigences réglementaires. 

Il doit rassembler l’ensemble des pièces justificatives et documents requis par l’organisme instructeur, permettant ainsi une évaluation approfondie de votre structure, de vos moyens et de votre projet pédagogique.

Selon les chiffres de TMLS, en 2021, la France compte plus de 100 000 organismes de formation soit une augmentation de plus de 45 % en moins de 10 ans.

Pièces justificatives et documents à fournir 

Pour constituer votre dossier de demande d’agrément, vous devrez réunir les documents suivants :

Statuts de l’organisme :

• les statuts de votre organisme doivent être fournis au format PDF en un exemplaire unique.
• ils doivent être à jour et refléter l’objet social de votre structure, ainsi que sa gouvernance.

Bilan pédagogique et financier :

• le bilan pédagogique et financier des trois dernières années doit être joint au format PDF.
• ce document permet d’évaluer la solidité financière de votre organisme et sa capacité à assurer la pérennité des formations proposées.

Programmes détaillés des formations :

• pour chaque formation proposée, vous devez fournir un programme détaillé au format PDF.
• ces programmes doivent préciser les objectifs pédagogiques, les contenus abordés, la durée et les modalités d’évaluation.

CV des formateurs :

• les curriculums vitae de chaque formateur intervenant dans vos formations doivent être inclus au format PDF.
• ces CV doivent mettre en avant les compétences, l’expérience et les qualifications des formateurs, garantissant ainsi la qualité de l’encadrement pédagogique.

Formulaire type de demande d’agrément :

• le formulaire type de demande d’agrément doit être rempli avec soin et signé par le responsable légal de votre organisme.
• ce document officiel atteste de votre engagement à respecter les critères d’agrément et les obligations réglementaires.

Il est crucial de veiller à la complétude et à la conformité de ces documents. 

Projet pédagogique et programmes de formation détaillés :

Au-delà des pièces justificatives, votre projet pédagogique et vos programmes de formation détaillés sont des éléments clés de votre dossier. 

Ils témoignent de votre expertise en matière de formation et de votre capacité à proposer des actions de qualité, adaptées aux besoins des apprenants et du marché.

Votre projet pédagogique doit présenter de manière claire et structurée :

• les objectifs pédagogiques de chaque formation, en adéquation avec les attentes des publics visés et les exigences du secteur d’activité.
• les moyens et méthodes pédagogiques mis en œuvre, favorisant l’acquisition des compétences et l’atteinte des objectifs de formation.
• les modalités d’évaluation des acquis des stagiaires, permettant de mesurer leur progression et de valider l’efficacité des formations dispensées.

La qualité de votre projet pédagogique et de vos programmes de formation est un critère essentiel dans l’évaluation de votre demande d’agrément. 

Ils doivent refléter votre maîtrise des enjeux de la formation professionnelle, votre capacité à concevoir des parcours pertinents et votre engagement envers l’excellence pédagogique.

Pour des conseils sur la constitution d’un dossier de demande d’agrément et sur la création d’un organisme de formation, consultez notre guide pratique créer son propre organisme de formation.

Déposer le dossier et instruction de la demande

Le dépôt de votre dossier de demande d’agrément auprès de l’organisme instructeur constitue une étape essentielle dans votre démarche pour devenir un organisme de formation reconnu. 

C’est à partir de ce moment que votre dossier entre dans le processus d’instruction et d’évaluation, au cours duquel chaque élément sera minutieusement examiné pour vérifier sa conformité aux critères d’agrément et la qualité de votre projet de formation.

Modalités de dépôt

Pour déposer votre dossier de demande d’agrément, deux options s’offrent à vous :

Dépôt en ligne :

• l’organisme instructeur met à votre disposition une plateforme dédiée, accessible depuis son site internet.
• cette plateforme vous permet de créer votre espace personnel, de remplir les formulaires requis et de télécharger l’ensemble des pièces justificatives et documents demandés.
• le dépôt en ligne offre une simplicité et une rapidité de traitement, vous permettant de suivre en temps réel l’avancement de votre demande.

Dépôt par courrier recommandé avec accusé de réception :

• si vous préférez un mode de dépôt plus traditionnel, vous avez la possibilité d’envoyer votre dossier par courrier recommandé avec accusé de réception.
• l’adresse postale à laquelle envoyer votre dossier vous sera communiquée par l’organisme instructeur.
• ce mode de dépôt vous permet de conserver une trace écrite de l’envoi de votre demande et de vous assurer de sa bonne réception par l’organisme.

Processus d’instruction et d’évaluation du dossier

Une fois votre dossier réceptionné, l’organisme instructeur entame le processus d’instruction et d’évaluation. 

Cette phase est cruciale, car elle détermine l’issue de votre demande d’agrément. Voici les principales étapes de ce processus :

Vérification de la complétude du dossier :

• dès réception de votre dossier, l’organisme instructeur procède à une vérification minutieuse de sa complétude.
• chaque pièce justificative et document requis est passé en revue pour s’assurer de sa présence et de sa conformité aux attentes.
• si des éléments manquent ou sont jugés non conformes, vous serez invité à les fournir ou à les rectifier dans un délai imparti, afin de permettre la poursuite de l’instruction.

Analyse de la conformité aux critères d’agrément :

• une fois la complétude de votre dossier confirmée, l’organisme instructeur procède à une analyse approfondie de sa conformité aux critères d’agrément définis par la réglementation en vigueur.
• chaque aspect de votre projet est examiné en détail, qu’il s’agisse de la qualité de votre projet pédagogique, de la pertinence de vos programmes de formation, de la compétence de vos formateurs ou encore de la solidité de votre modèle économique.
• l’objectif est de s’assurer que votre organisme répond aux exigences de qualité et de fiabilité attendues d’un organisme de formation agréé.

Échanges possibles avec l’organisme pour compléments d’information :

• Au cours de l’instruction, l’organisme instructeur peut être amené à solliciter des compléments d’information ou des précisions sur certains aspects de votre dossier.
• Ces échanges visent à clarifier des points spécifiques, à lever d’éventuelles ambiguïtés ou à obtenir des détails supplémentaires pour étayer votre demande.
• Il est essentiel de répondre à ces demandes dans les délais impartis et de fournir les éléments requis de manière claire et précise, afin de faciliter le travail d’évaluation de l’organisme instructeur.

Au terme de ce processus d’instruction rigoureux, l’organisme instructeur rend sa décision quant à l’obtention de l’agrément. 

En cas de décision favorable, vous obtenez officiellement l’agrément en tant qu’organisme de formation. 

En cas de décision défavorable, l’organisme instructeur vous expose les motifs de ce refus et vous indique les points de votre dossier qui nécessitent des améliorations ou des modifications. 

Délai de traitement et obtention de l’agrément

La procédure d’obtention de l’agrément en tant qu’organisme de formation implique un certain délai de traitement, qui peut varier en fonction de la complexité de votre dossier et de la charge de travail de l’organisme instructeur. 

En règle générale, vous pouvez vous attendre à un délai moyen de 2 à 3 mois pour obtenir une réponse à votre demande, à compter de la date de dépôt de votre dossier complet et conforme aux exigences.

Notification de la décision d’agrément

Au terme de l’instruction de votre dossier, l’organisme instructeur vous notifie sa décision par courrier postal. 

Cette notification officielle revêt une importance capitale, car elle marque l’aboutissement de votre démarche d’agrément et vous informe de l’issue réservée à votre demande.

La notification de la décision d’agrément comprend plusieurs éléments clés :

La décision d’octroi ou de refus de l’agrément :

• si votre demande est acceptée, la notification vous informe de l’obtention de l’agrément et vous précise les conditions de son maintien dans le temps.
• en cas de refus, la notification expose les motifs de cette décision et vous indique les voies de recours possibles, ainsi que les modalités pour déposer une nouvelle demande après avoir apporté les améliorations nécessaires à votre dossier.

La durée de validité de l’agrément :

l’agrément est généralement délivré pour une durée déterminée, qui peut varier de 3 à 5 ans selon les cas.

• cette durée de validité vous permet de planifier vos actions de formation sur le moyen terme, tout en vous engageant à maintenir la qualité de votre offre et à respecter les critères d’agrément tout au long de cette période.

Les éventuelles conditions ou recommandations associées à l’agrément :

• dans certains cas, l’organisme instructeur peut assortir l’agrément de conditions spécifiques ou de recommandations visant à améliorer certains aspects de votre projet de formation.
• ces conditions ou recommandations sont à prendre en compte avec sérieux, car elles témoignent des axes d’amélioration identifiés lors de l’instruction de votre dossier et contribuent à renforcer la qualité de votre offre de formation

Conseils pratiques

Pour mettre toutes les chances de votre côté et obtenir l’agrément dans les meilleurs délais, voici quelques conseils pratiques à suivre :

Anticipez la constitution de votre dossier :

• ne sous-estimez pas le temps nécessaire pour rassembler l’ensemble des pièces justificatives et rédiger les documents requis pour votre demande d’agrément.
• commencez à constituer votre dossier suffisamment en amont de la date de dépôt envisagée, afin de vous assurer de respecter les délais et de pouvoir apporter les éventuels ajustements nécessaires.

Soyez réactif dans les échanges avec l’organisme instructeur :

• pendant la phase d’instruction, l’organisme instructeur peut être amené à vous solliciter pour obtenir des compléments d’information ou des précisions sur certains aspects de votre dossier.
• veillez à répondre à ces demandes dans les plus brefs délais, en fournissant les éléments requis de manière claire et précise. Votre réactivité témoigne de votre engagement et facilite le travail d’instruction de l’organisme.

Tenez-vous informé des évolutions réglementaires :

• le secteur de la formation professionnelle est en constante évolution, et les critères d’agrément peuvent être amenés à évoluer au fil du temps.
• assurez-vous de vous tenir informé des éventuelles modifications réglementaires qui pourraient impacter les modalités de dépôt des demandes d’agrément ou les exigences à satisfaire.
• cette veille réglementaire vous permet d’anticiper les changements et d’adapter votre dossier en conséquence, évitant ainsi tout retard ou complication dans le traitement de votre demande.

Les critères d’éligibilité pour obtenir l’agrément

L’obtention de l’agrément en tant qu’organisme de formation est soumise à des critères d’éligibilité stricts, qui visent à garantir la qualité et la fiabilité des structures proposant des actions de formation professionnelle. 

Les conditions requises pour devenir un organisme de formation agréé

Statut juridique :

• votre structure doit être légalement constituée en entreprise ou en association, conformément aux dispositions du droit des sociétés ou du droit des associations.
• ce statut juridique vous confère une existence légale et vous permet d’exercer votre activité de formation dans un cadre réglementé et transparent.

Champ d’activité :

• votre activité principale doit être en lien direct avec la formation professionnelle, c’est-à-dire que la dispense d’actions de formation doit constituer le cœur de votre métier.
• cette exigence vise à garantir que votre organisme possède une réelle expertise dans le domaine de la formation et qu’il est en mesure de proposer des prestations de qualité, adaptées aux besoins des apprenants et du marché.

Les prérequis en termes de ressources

Au-delà des aspects juridiques et du champ d’activité, l’obtention de l’agrément est également conditionnée à la possession de ressources suffisantes et adaptées pour dispenser des formations de qualité. Ces prérequis portent notamment sur :

Locaux et équipements :

• votre organisme doit disposer de locaux adaptés à l’accueil des stagiaires et à la dispense des formations, dans le respect des normes de sécurité, d’accessibilité et de confort en vigueur.
• ces locaux doivent être équipés du matériel pédagogique nécessaire à la réalisation des actions de formation, qu’il s’agisse de supports de cours, d’outils informatiques, de matériel technique spécifique, etc.

Formateurs qualifiés :

• votre équipe pédagogique doit être composée de formateurs disposant des qualifications requises et d’une expérience significative dans leurs domaines d’intervention.
• les formateurs doivent justifier d’un niveau de formation initiale et/ou continue en adéquation avec les exigences des programmes de formation proposés, ainsi que d’une pratique professionnelle avérée dans leur champ d’expertise.

Dans un bilan Les Acteurs de la Compétence : les évolutions entre 2020 et 2021 ont été assez favorables, puisque 40 % des organismes de formation ayant répondu à l’enquête ont constaté une augmentation du nombre de leurs salariés, même si 15 % ont connu une baisse. Pour 2022, la stabilité l’emporterait, mais près d’un quart des entreprises envisagent tout de même une nouvelle augmentation de leurs effectifs. Ce chiffre marque la volonté des organismes de formation à proposer des formateurs qualifiés et opérationnels.

Programmes de formation de qualité :

• votre organisme doit être en mesure de proposer des programmes de formation structurés, cohérents et adaptés aux besoins des apprenants et du marché.
• les programmes doivent être conçus selon une approche pédagogique rigoureuse, intégrant des objectifs clairement définis, des contenus pertinents et actualisés, ainsi que des modalités d’évaluation des acquis des stagiaires.

Pour vous assurer que votre structure remplit bien l’ensemble des critères d’éligibilité, il est essentiel de vous référer au cahier des charges de l’agrément, qui détaille de manière exhaustive les exigences à satisfaire. 

Quelques questions que vous pourriez avoir sur “Comment obtenir l’agrément pour devenir un organisme de formation ?”