Créer son propre organisme de formation est un projet entrepreneurial qui séduit de plus en plus de professionnels passionnés par la transmission de leur expertise.
Que vous soyez formateur indépendant, responsable pédagogique ou entrepreneur, monter votre structure de formation demande de suivre des étapes clés : de l’étude de marché au recrutement des formateurs, en passant par le montage financier et la stratégie marketing.
Découvrez dans cet article les conseils pratiques et les pièges à éviter pour lancer votre organisme de formation et en faire un succès pérenne.
- pour créer son organisme de formation, les étapes comprennent principalement: l’étude de marché, le business plan, les formalités administratives, le recrutement et la promotion de son organisme
- anticipez les difficultés et les pièges pour réussir votre projet
Les étapes clés pour créer son organisme de formation
La création d’un organisme de formation est un projet passionnant mais qui demande une préparation rigoureuse.
Pour maximiser vos chances de succès, il est essentiel de suivre méthodiquement les étapes clés du processus :
- Définir précisément votre projet de formation et votre offre
- Choisir la structure juridique la plus adaptée à votre activité
- Trouver des locaux appropriés pour dispenser vos formations
- Obtenir la certification qualité Qualiopi, désormais obligatoire
- Effectuer les déclarations administratives requises pour exercer
- Déployer votre stratégie de communication et de développement commercial
De l’idée au lancement : un guide pas à pas
Tout commence par une idée. Quelle est votre vision de la formation ? Quels sont vos domaines d’expertise ? Quel public souhaitez-vous cibler (particuliers, entreprises, salariés, demandeurs d’emploi…) ?
Pour affiner votre projet, réalisez une étude de marché afin d’analyser l’offre concurrente. Cela vous permettra d’identifier les bonnes pratiques du secteur et de repérer d’éventuelles opportunités de différenciation.
Sur cette base, vous pourrez construire votre catalogue de formations. Veillez à proposer des programmes attractifs, en phase avec les besoins du marché. Pour chaque formation, précisez :
- l’intitulé et le contenu pédagogique détaillé
- les objectifs visés et les compétences développées
- le public cible et les prérequis éventuels
- la durée et les modalités (présentiel, distanciel, blended…)
- les méthodes pédagogiques utilisées
- les tarifs et les modalités de financement possibles
N’hésitez pas à mettre en avant votre valeur ajoutée, que ce soit votre expertise pointue, vos méthodes innovantes ou encore votre approche pédagogique différenciante.
Choisir un statut juridique adapté
Le choix du statut juridique est une décision structurante qui impacte la vie de votre organisme. Plusieurs options s’offrent à vous, les plus courantes étant :
- auto-entrepreneur : ce régime simplifié permet de tester son activité avec des démarches allégées, mais il est plafonné en termes de chiffre d’affaires.
- EURL / SARL : le statut de société offre une meilleure protection du patrimoine personnel, mais implique des démarches plus lourdes et des frais de gestion.
- association loi 1901 : cette structure à but non lucratif peut convenir aux projets à vocation sociale ou solidaire, mais doit respecter des règles de gouvernance spécifiques.
Étudiez attentivement les avantages et inconvénients de chaque statut au regard de votre situation (ambitions de développement, apports financiers, patrimoine à protéger…). Au besoin, faites-vous épauler par un expert-comptable ou un avocat spécialisé.
Une fois votre choix arrêté, place aux formalités de création. Vous devrez notamment :
- rédiger les statuts de votre structure
- procéder à l’immatriculation (RCS pour une société, RNA pour une association)
- ouvrir un compte bancaire dédié
- souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle
Ces démarches peuvent être réalisées seul ou via un accompagnement (CCI, couveuse d’entreprise, CGE…).
Trouver un local pour dispenser les formations
Pour exercer votre activité, vous aurez besoin de locaux pour accueillir les apprenants. Deux grandes options se présentent :
- louer ou acheter des locaux dédiés : cette solution vous permet de maîtriser totalement votre espace de formation, mais engendre des coûts fixes importants. Veillez à choisir des locaux bien dimensionnés, accessibles et conformes aux normes de sécurité ERP.
- louer des salles à la demande : plus flexible et économique, cette formule est idéale pour débuter. Vous pouvez louer des salles équipées dans des espaces de coworking, des centres d’affaires ou encore des hôtels, selon vos besoins ponctuels.
Pensez aussi à la possibilité de digitaliser une partie de votre offre. Le distanciel permet de toucher un public plus large, sans contrainte géographique.
Vous pouvez proposer des modules e-learning, des classes virtuelles ou encore des formations “blended” mixant présentiel et distanciel.
L’aménagement de vos locaux doit être pensé pour offrir des conditions d’apprentissage optimales.
Prévoyez des équipements adaptés : mobilier confortable, matériel informatique, vidéoprojecteur, paperboard, connexion wifi…
Créez une atmosphère propice à l’apprentissage, en jouant par exemple sur la décoration et la luminosité.
Obtenir la certification Qualiopi obligatoire
La certification qualité Qualiopi est devenue obligatoire depuis le 1ᵉʳ janvier 2022 pour tous les organismes de formation souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés.
Cette certification vise à attester de la qualité du processus de formation, sur la base d’un référentiel national unique.
Pour obtenir la certification Qualiopi, vous devrez :
- vous approprier les indicateurs qualité du référentiel Qualiopi, organisés en 7 critères (conditions d’information, accueil des apprenants, adéquation des prestations aux besoins, adéquation des moyens pédagogiques, qualification des personnels, amélioration continue, prise en compte des appréciations des parties prenantes).
- mettre en place les processus et les outils permettant de répondre à ces exigences : livret d’accueil, questionnaires de satisfaction, plan de développement des compétences…
- réaliser un audit initial par un certificateur accrédité, qui vérifiera la conformité de votre démarche et délivrera la certification pour une durée de 3 ans.
- procéder à une surveillance intermédiaire à 18 mois, pour attester du maintien de votre niveau de qualité dans la durée.
La certification qualité est un véritable atout différenciant, qui crédibilise votre organisme et facilite l’accès aux financements. C’est aussi un levier d’amélioration continue au service de la satisfaction des apprenants.
En outre, il est essentiel de se familiariser avec les obligations légales régissant les organismes de formation. Pour en savoir plus sur ces aspects, consultez notre article sur quelles sont les obligations légales d’un organisme de formation ?
Pour vous lancer sereinement, vous pouvez solliciter un accompagnement spécialisé ou encore mutualiser la démarche avec d’autres organismes (OPCO, fédérations professionnelles…).
Déclarer son activité auprès des autorités
Avant d’accueillir vos premiers stagiaires, vous devez obligatoirement déclarer votre activité de formation auprès de la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités, ex-DIRECCTE) de votre région.
Cette déclaration d’activité est une formalité gratuite qui conditionne l’exercice légal de votre activité. Elle permet d’obtenir un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA), à faire figurer sur tous vos documents (conventions, programmes, factures…).
Le dossier de déclaration comprend notamment :
- Le formulaire CERFA rempli
- Une copie des statuts de votre structure
- Une copie de la pièce d’identité du dirigeant
- Une copie de la justification de l’adresse de l’organisme
Une fois déposé, le dossier est instruit sous 30 jours par la DREETS. En parallèle de cette déclaration, vous serez soumis à certaines obligations réglementaires récurrentes :
- établir un règlement intérieur et des Conditions Générales de Vente
- remettre aux stagiaires les documents obligatoires (programme, attestations…)
- produire un Bilan Pédagogique et Financier annuel (BPF)
- mettre en place un plan de développement des compétences pour vos formateurs
- tenir un document retraçant l’enregistrement comptable des conventions et factures
Le respect de ces exigences conditionne le maintien de votre déclaration d’activité dans la durée.
En cas de manquement constaté, la DREETS peut engager une procédure de sanctions pouvant aller jusqu’à l’interdiction temporaire ou définitive d’exercer.
Promouvoir son offre et démarrer son activité
Dernière ligne droite avant le lancement : la commercialisation de votre offre de formation. L’enjeu est de faire connaître votre organisme auprès de votre cœur de cible, en mettant en avant votre valeur ajoutée.
Pour cela, déployez une stratégie de communication multicanale :
- créez des supports print séduisants (plaquette institutionnelle, flyers par formation…)
- développez votre présence en ligne : site web responsive, page LinkedIn, comptes sociaux…
- animez votre réseau en publiant des contenus à valeur ajoutée : articles de blog, livres blancs, vidéos de présentation, webinaires, posts sur les réseaux sociaux…
- nouez des partenariats avec des prescripteurs : OPCO, Pôle Emploi, branches professionnelles, cabinets RH, organismes CEP…
- participez à des événements pour développer votre réseau : salons, conférences, petits-déjeuners…
- soignez vos relations presse en publiant des tribunes d’experts sur des sujets d’actualité
Pour des conseils détaillés sur comment bien gérer votre organisme de formation, consultez notre guide complet sur comment bien gérer son organisme de formation ?
En parallèle, activez vos leviers commerciaux :
- qualifiez vos leads entrants issus des campagnes digitales (demande de programme, de devis…)
- prospectez les entreprises de votre bassin d’emploi pour promouvoir votre offre sur-mesure
- constituez un fichier de contacts qualifiés et entretenez la relation dans la durée
- transformez vos stagiaires en ambassadeurs pour générer du bouche-à-oreille positif
Vous voilà fin prêt pour démarrer votre activité et accueillir vos premiers apprenants ! Veillez à maintenir un haut niveau de qualité pédagogique, en phase avec leurs attentes.
Cultivez une relation de proximité, en instaurant un climat de confiance et de bienveillance. Soyez à l’écoute de leurs feedbacks pour ajuster votre offre.
Pour en savoir plus sur les différentes formes juridiques adaptées à votre activité, consultez notre guide sur les différents organismes de formation.
Selon une étude OFP en 2020, “au 11 septembre 2020, 4 913 organismes de formation sont référencés en Hauts-de-France, dont plus de la moitié dans le département du Nord “
Ces chiffres montrent une importante activité dans le secteur de la formation professionnelle en France, avec un nombre significatif d’organismes de formation créés et en activité.
Les aspects juridiques et administratifs
Créer un organisme de formation ne s’improvise pas. C’est un projet qui implique de se conformer à de nombreuses obligations légales et réglementaires.
En 2021, on dénombrait plus de 68 000 organismes de formation déclarés en France. Pour rejoindre ce secteur très encadré, vous devrez être particulièrement attentif aux aspects juridiques et administratifs suivants.
Choisir le bon statut juridique
Le choix du statut juridique est une étape fondamentale qui conditionne de nombreux aspects de votre activité : régime fiscal et social, responsabilité, gouvernance…
Pour un organisme de formation, les principaux statuts utilisés sont :
- l‘entreprise individuelle (EI) ou la micro-entreprise : des formes simples et souples pour débuter
- la société à responsabilité limitée (SARL) ou la société par actions simplifiée (SAS) : des structures plus protectrices et adaptées pour se développer
- l‘association loi 1901 : une alternative intéressante si votre projet est à but non lucratif
Les démarches d’enregistrement et les agréments
Une fois votre structure créée, vous devrez effectuer plusieurs démarches spécifiques aux organismes de formation. Il s’agit notamment de :
- se déclarer auprès de la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités)
- obtenir un numéro de déclaration d’activité (NDA) qui atteste de votre conformité
- se faire référencer sur la base Datadock qui recense les organismes répondant aux critères qualité des financeurs
- obtenir la certification Qualiopi avant le 1er janvier 2022 pour pouvoir bénéficier de fonds publics ou mutualisés
Selon la nature de vos formations, vous pouvez également avoir besoin d’agréments spécifiques délivrés par des instances comme le CNAPS pour la sécurité privée ou la DGAC pour l’aérien.
Pour approfondir vos connaissances, consultez notre guide complet sur comment obtenir l’agrément pour devenir un organisme de formation ?
Les obligations légales à respecter
En tant qu’organisme de formation, vous êtes soumis à de nombreuses obligations légales visant à protéger les stagiaires et garantir la qualité des formations dispensées. Vous devrez ainsi veiller à :
- informer et protéger les stagiaires via des documents contractuels obligatoires (convention, contrat, règlement intérieur…)
- assurer la traçabilité des actions réalisées (feuilles d’émargement, évaluations, attestations de formation…)
- publier un bilan pédagogique et financier (BPF) annuel auprès de la DREETS pour justifier de votre activité
- respecter les règles fiscales et comptables applicables à votre statut (TVA, comptabilité, cotisations sociales…)
- souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant les dommages liés à votre activité
Le financement de votre organisme de formation
Le financement est un aspect fondamental lorsqu’on crée un organisme de formation. C’est souvent l’une des principales difficultés rencontrées par les porteurs de projet.
En France, le coût moyen de création d’une entreprise de services s’élève à 52 000 euros. Pour réussir votre lancement, vous devrez évaluer précisément vos besoins et explorer les différentes sources de financement disponibles.
Si vous cherchez des informations sur les exonérations fiscales pour les organismes de formation, vous pouvez consulter notre article dédiée intitulée est-ce que les organismes de formations disposent d’exonération fiscale ?
Évaluer le budget nécessaire au démarrage
Avant de rechercher des financements, il est essentiel de chiffrer votre projet de la façon la plus exhaustive et réaliste possible. Voici les principaux postes à budgéter :
- les frais de création : immatriculation, dépôts de statuts, honoraires juridiques…
- les investissements : locaux, aménagements, équipements informatiques et pédagogiques…
- Les charges de personnel : salaires, cotisations sociales, formation des intervenants…
- Les frais généraux : loyer, assurances, abonnements, fournitures de bureau…
- Les dépenses de communication : création de supports, publicité, événements…
- Le fonds de roulement pour couvrir les premiers mois d’activité jusqu’à l’équilibre
Les différentes sources de financement
Une fois votre budget établi, vous pouvez étudier les différentes options pour financer votre projet. Les principales sources sont :
- l‘apport personnel : vos économies, un apport en capital ou en nature (locaux, matériel…)
- les prêts bancaires : crédit professionnel, crédit-bail, facilités de caisse…
- les aides et subventions : aides à la création d’entreprise, subventions régionales ou sectorielles…
- Le crowdfunding : financement participatif sous forme de don, de prêt ou d’investissement
- les investisseurs privés : business angels, sociétés de capital-risque…
Voici un tableau comparatif des avantages et inconvénients de chaque option
| Source de financement | Avantages | Inconvénients |
|---|---|---|
| Apport personnel | Autonomie et liberté d’actionPas d’endettement ni d’intérêtsCrédibilité auprès des banques | Épargne souvent insuffisanteRisque financier personnel important |
| Prêts bancaires | Effet de levier financierDéduction fiscale des intérêtsPréservation des fonds propres | Garanties personnelles exigéesCharges financières à rembourserDépendance vis-à-vis de la banque |
| Aides et subventions | Financement non remboursableAccompagnement et conseilsCrédibilité et visibilité du projet | Processus long et sélectifContreparties et reporting imposésVersement souvent différé |
| Crowdfunding | Rapidité de collecte des fondsVisibilité et validation par le publicPré-commercialisation des formations | Forte exposition publiqueCommission élevée des plateformesRisque d’échec et d’image |
| Investisseurs privés | Réseau et expertise businessFinancement important et rapideAccompagnement stratégique | Perte de contrôle et de pouvoirExigence de rentabilité élevéeProcessus long et complexe |
Dans la pratique, la plupart des créateurs d’organismes de formation combinent plusieurs sources de financement pour répartir les risques. Ils complètent leur apport personnel par un prêt bancaire et/ou des subventions publiques.
Si vous souhaitez avoir un supplément d’information, rendez-vous sur notre article dédiée aux aides à la création d’un organisme de formation.
Constituer une équipe de formateurs qualifiés
La qualité de votre équipe pédagogique est un facteur clé de succès pour votre organisme de formation. C’est elle qui fera la différence auprès de vos clients et stagiaires.
Recruter des formateurs en interne
Le recrutement en interne permet de constituer une équipe pédagogique stable et impliquée.
Pour réussir vos recrutements, vous devez :
- définir précisément les profils recherchés : expertises, expériences, qualités pédagogiques…
- diffuser vos offres d’emploi sur les jobboards spécialisés et les réseaux sociaux professionnels
- mener des entretiens approfondis pour évaluer les compétences et la motivation des candidats
- proposer des conditions attractives : rémunération, perspectives d’évolution, formation continue…
- accompagner l’intégration de vos nouveaux collaborateurs dans l’organisme
Privilégiez des profils ayant une double compétence : expertise technique dans leur domaine et expérience en formation d’adultes. Les soft skills comme l’écoute, l’adaptabilité et le sens du service sont aussi essentielles.
Faire appel à des intervenants externes
Le recours à des intervenants externes offre plus de flexibilité et permet d’enrichir votre offre. Pour trouver les bons intervenants, vous pouvez :
- activer votre réseau professionnel et solliciter des recommandations
- consulter les annuaires de formateurs indépendants et les CVthèques en ligne
- publier des annonces sur les plateformes de mise en relation formateurs-organismes
- évaluer les compétences et l’expérience des intervenants pressentis
- établir des contrats de prestation précisant les modalités d’intervention et de rémunération
Les formateurs externes sont souvent des entrepreneurs individuels. Veillez à vérifier leur statut et à les faire facturer avec un numéro de SIRET pour éviter tout risque de requalification en contrat de travail.
Que vous recrutiez en interne ou fassiez appel à des intervenants externes, veillez à :
- vérifier les qualifications et les références des formateurs
- vous assurer de leur maîtrise des sujets enseignés et de leurs qualités pédagogiques
- les former à vos méthodes, outils et process internes
- évaluer régulièrement la satisfaction des stagiaires et la qualité des prestations
- entretenir une relation de confiance et de proximité avec vos formateurs
Constituez un vivier de formateurs fidèles en leur proposant des missions régulières, en les associant à la vie de l’organisme et en les accompagnant dans leur montée en compétences. Ils seront vos meilleurs ambassadeurs.
Promouvoir votre offre de formations
La promotion de votre offre est essentielle pour faire connaître votre organisme et attirer des clients.
Sans une bonne stratégie marketing, même les meilleures formations peineront à trouver leur public.
Les stratégies marketing indispensables
Pour promouvoir votre offre de formations, vous devez miser sur des stratégies marketing éprouvées. Les autres stratégies indispensables sont :
- le référencement naturel (SEO) pour améliorer votre visibilité sur les moteurs de recherche
- le marketing de contenu pour démontrer votre expertise et attirer des prospects
- l’email marketing pour entretenir une relation régulière avec vos contacts
- les réseaux sociaux pour développer votre notoriété et engager votre communauté
- le marketing d’influence pour toucher de nouvelles cibles via des prescripteurs
- Les partenariats et le networking pour élargir votre réseau et obtenir des recommandations
Élaborer un plan de communication en 5 étapes
Pour mettre en œuvre ces stratégies de façon cohérente, vous devez élaborer un plan de communication. Cela inclut également des efforts de promotion en ligne et hors ligne. Pour en savoir plus sur la promotion d’un organisme de formation en ligne, consultez notre guide sur comment faire la promotion d’un organisme de formation ?
Voici les 5 étapes à suivre :
- définir vos objectifs : notoriété, génération de leads, conversion, fidélisation…
- identifier vos cibles : particuliers, entreprises, profils, besoins, motivations…
- développer votre message : promesse, bénéfices, preuves, ton, storytelling…
- choisir vos canaux : owned media (site, blog, email…), earned media (RP, SEO…), paid media (pub, sponsoring…)
- mesurer vos résultats : KPI, ROI, ajustements, optimisation…
Pour être efficace, votre plan de communication doit être :
- cohérent avec votre positionnement et vos valeurs
- différenciant par rapport à vos concurrents
- ciblé en fonction de vos personas et de leur parcours d’achat
- multicanal pour toucher vos prospects sur différents points de contact
- mesurable grâce à des indicateurs de performance pertinents
Utilisez des outils de pilotage comme un tableau de bord marketing pour suivre vos actions et analyser vos résultats en temps réel. Vous pourrez ainsi ajuster votre plan en continu pour optimiser votre ROI.
Selon le rapport d’étude OFP en 2020, “entre 2016 et 2019, 3 345 dossiers de déclaration d’activité (DA) ont été déposés, dont 2 205 ont été acceptés par le service de déclaration d’activité”.
Anticiper les difficultés et les pièges à éviter
La création d’un organisme de formation est un parcours passionnant, mais semé d’embûches.
Pour mettre toutes les chances de votre côté, vous devez anticiper les difficultés et éviter les pièges courants. Voici quelques conseils pour transformer ces obstacles en opportunités.
Les erreurs fréquentes à éviter
Nombreux sont les dirigeants d’organismes de formation qui estiment que la gestion administrative est leur principale difficulté. Les autres erreurs fréquentes sont :
- sous-estimer les besoins financiers et le temps nécessaire pour atteindre la rentabilité
- Négliger l’étude de marché et le positionnement concurrentiel
- Vouloir tout faire soi-même et ne pas s’entourer de compétences complémentaires
- Proposer une offre de formations trop large ou trop généraliste
- Fixer des prix trop bas ou trop élevés par rapport au marché
- Négliger la qualité des supports pédagogiques et des formateurs
- Ignorer les obligations légales et les démarches administratives
- Communiquer de façon inadaptée ou insuffisante sur son offre.
Transformer les obstacles en opportunités
Au-delà de ces erreurs, vous rencontrerez forcément des obstacles dans votre parcours d’entrepreneur.
La clé est de les anticiper et de les transformer en opportunités. Par exemple :
- la concurrence accrue sur votre marché ? Une chance de vous démarquer en innovant
- des clients plus exigeants et volatils ? Une occasion de les fidéliser en personnalisant votre offre
- des formateurs difficiles à recruter ? Une opportunité de développer votre marque employeur
- des investissements technologiques coûteux ? Un levier pour digitaliser vos formations et toucher de nouveaux publics
- une réglementation complexe et mouvante ? Une incitation à monter en compétences et à faire certifier votre organisme
Face à chaque difficulté, adoptez une attitude positive et créative. Rebondissez, expérimentez, tirez des leçons. C’est dans l’adversité que vous forgez votre résilience et votre différence.
Si vous souhaitez éviter ces erreurs et optimiser la gestion de votre organisme de formation, l’utilisation de logiciels spécialisés peut vous aider. Consultez notre guide sur les logiciels pour mieux gérer votre organisme de formation pour en savoir plus.
