Comment bien gérer son organisme de formation ?

Cet article vous guidera à travers les meilleures pratiques pour optimiser la gestion de votre organisme de formation, en abordant les points essentiels comme la définition d’une stratégie, l’organisation des ressources, le suivi des indicateurs de performance et l’amélioration continue des processus.

Se renseigner sur les aspects réglementaires et légaux

La gestion d’un organisme de formation nécessite une connaissance approfondie des aspects réglementaires et légaux. Se tenir informé des dernières obligations en vigueur est essentiel pour assurer la conformité de son organisme.

Déclaration d’activité

La déclaration d’activité auprès de la DREETS est une étape incontournable pour tout organisme de formation. Cette démarche permet d’obtenir un numéro de déclaration d’activité, qui doit être renouvelé chaque année.

Procédure de déclaration

• Remplir le formulaire de déclaration d’activité
• Fournir les pièces justificatives requises (statuts, liste des dirigeants, etc.)
• Envoyer le dossier complet à la DREETS de sa région

Obligations liées à la déclaration d’activité

• Afficher le numéro de déclaration d’activité sur tous les documents commerciaux
• Tenir à jour un bilan pédagogique et financier annuel
• Informer la DREETS de tout changement significatif dans l’organisme (dirigeants, locaux, etc.)

Certification Qualiopi

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, la certification Qualiopi est devenue obligatoire pour les organismes de formation souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés. 

Critères et indicateurs du référentiel Qualiopi

• 7 critères à respecter (stratégie, ressources humaines, moyens pédagogiques, etc.)
• 32 indicateurs à satisfaire (veille réglementaire, évaluation des acquis, etc.)
• Un audit initial et un audit de surveillance tous les 18 mois

Avantages de la certification Qualiopi

• Accès aux financements publics et mutualisés
• Gage de qualité et de professionnalisme pour les clients
• Amélioration continue des processus internes de l’organisme

Convention de formation

La convention de formation est un document contractuel essentiel qui encadre la relation entre l’organisme de formation et le client. 

Contenu de la convention de formation

• Programme détaillé et objectifs pédagogiques de la formation
• Durée, dates et lieu de la formation
• Tarif et modalités de règlement
• Conditions d’annulation et de report

Obligations liées à la convention de formation

• Faire signer la convention par les deux parties avant le début de la formation
• Remettre un exemplaire de la convention au client
• Conserver une copie de la convention pendant la durée légale requise

Protection des données personnelles

Le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est une obligation incontournable pour les organismes de formation. 

Principes clés du RGPD

• Licéité, loyauté et transparence dans la collecte et le traitement des données
• Limitation de la finalité et minimisation des données collectées
• Exactitude et mise à jour régulière des données
• Sécurité et confidentialité des données

Mesures à mettre en place

• Désigner un délégué à la protection des données (DPO) si nécessaire
• Tenir un registre des traitements de données personnelles
• Informer les personnes concernées de leurs droits (accès, rectification, opposition, etc.)
• Mettre en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles

Organiser correctement ses ressources humaines et matérielles nécessaires

La gestion efficace d’un organisme de formation repose sur une organisation optimale des ressources humaines et matérielles. 

Ressources humaines

Les ressources humaines sont le moteur de l’organisme de formation. Une équipe compétente et motivée est essentielle pour dispenser des formations de qualité.

Formateurs

• Recrutez des formateurs expérimentés et pédagogues
• Veillez à leur formation continue et à leur montée en compétences
• Favorisez leur implication dans la conception des programmes de formation

Responsable pédagogique

• Nommez un responsable pédagogique pour superviser l’équipe de formateurs
• Confiez-lui la conception et la cohérence des programmes de formation
• Assurez-vous qu’il veille à la qualité des formations dispensées

Responsable administratif et financier

• Recrutez un responsable administratif et financier pour gérer les aspects comptables et juridiques
• Veillez à ce qu’il assure le respect des obligations légales et réglementaires
• Impliquez-le dans l’optimisation des processus administratifs et logistiques

Chargé de clientèle

• Désignez un chargé de clientèle comme interlocuteur privilégié des clients et des stagiaires
• Confiez-lui la gestion des inscriptions et le suivi des formations
• Veillez à ce qu’il entretienne une relation de qualité avec les clients

Ressources matérielles

Les ressources matérielles sont indispensables au bon déroulement des formations. Locaux

• Choisissez des locaux adaptés à l’activité de formation
• Veillez à ce que les salles de cours soient équipées et confortables
• Prévoyez des espaces de travail agréables pour les formateurs et les stagiaires

Équipements informatiques et audiovisuels

• Investissez dans des équipements informatiques et audiovisuels performants
• Veillez à leur mise à jour régulière et à leur bon entretien
• Formez les formateurs à leur utilisation optimale

Plateforme de formation en ligne

• Mettez en place une plateforme de formation en ligne intuitive et sécurisée
• Veillez à sa mise à jour régulière et à son bon fonctionnement
• Formez les formateurs et les stagiaires à son utilisation

Ressources pédagogiques

• Développez des ressources pédagogiques de qualité et pertinentes
• Veillez à leur actualisation régulière pour répondre aux besoins des stagiaires
• Favorisez l’implication des formateurs dans leur conception et leur amélioration

Améliorer la qualité des formations et la satisfaction des clients

L’amélioration continue de la qualité des formations est un enjeu stratégique pour les organismes de formation. La satisfaction des clients est étroitement liée à la qualité des prestations proposées.

Il est aussi essentiel de mettre en place des actions régulières pour maintenir et améliorer ce niveau de satisfaction.

Évaluer régulièrement les formations

L’évaluation des formations permet d’identifier les points forts et les axes d’amélioration, afin d’ajuster les contenus et les méthodes pédagogiques.

Mettre en place des questionnaires de satisfaction

• Élaborez des questionnaires de satisfaction à remplir à la fin de chaque formation
• Veillez à ce que les questionnaires soient courts, clairs et pertinents
• Proposez des questions ouvertes pour recueillir des commentaires qualitatifs

Analyser les retours des stagiaires

• Compilez et analysez les résultats des questionnaires de satisfaction
• Identifiez les points forts et les axes d’amélioration
• Partagez les résultats avec l’équipe pédagogique et les formateurs concernés

Mettre en place des actions correctives

• Organisez des réunions régulières avec l’équipe pédagogique pour discuter des résultats
• Définissez des actions correctives et des plans d’amélioration
• Suivez la mise en œuvre des actions et évaluez leur efficacité

Investir dans la formation continue des formateurs

La formation continue des formateurs est essentielle pour maintenir leur expertise et leur capacité à proposer des formations de qualité.

Encourager la formation continue

• Sensibilisez les formateurs à l’importance de la formation continue
• Facilitez l’accès à des formations externes pertinentes
• Valorisez les efforts de formation continue lors des entretiens annuels

Proposer des formations internes

• Organisez des sessions de formation internes sur les nouvelles méthodes pédagogiques
• Favorisez le partage d’expériences et de bonnes pratiques entre formateurs
• Faites intervenir des experts externes pour apporter un regard nouveau

Allouer un budget dédié

• Prévoyez un budget annuel dédié à la formation continue des formateurs
• Veillez à ce que ce budget soit utilisé de manière équitable et pertinente
• Évaluez le retour sur investissement des formations suivies par les formateurs

Personnaliser les parcours de formation

La personnalisation des parcours de formation permet de répondre aux besoins spécifiques des stagiaires et de favoriser leur engagement.

Adapter les contenus et les méthodes

• Analysez les besoins et les attentes des stagiaires en amont de la formation
• Adaptez les contenus et les méthodes pédagogiques en conséquence
• Prévoyez des supports pédagogiques variés et adaptés aux différents profils d’apprenants

Proposer des modules optionnels

• Identifiez les sujets qui nécessitent un approfondissement
• Proposez des modules optionnels pour permettre aux stagiaires d’aller plus loin
• Veillez à ce que ces modules soient cohérents avec le parcours de formation principal

Réaliser des entretiens individuels

• Mettez en place des entretiens individuels avec les stagiaires avant la formation
• Identifiez leurs objectifs, leurs besoins et leurs attentes spécifiques
• Ajustez le parcours de formation en fonction des informations recueillies

Favoriser l’interactivité et la mise en pratique

Les méthodes pédagogiques actives et participatives favorisent l’apprentissage et l’engagement des stagiaires.

Privilégier les méthodes actives

• Intégrez des études de cas, des jeux de rôle et des travaux de groupe
• Encouragez les stagiaires à partager leurs expériences et leurs bonnes pratiques
• Favorisez les échanges et les discussions entre les participants

Alterner théorie et pratique

• Veillez à un équilibre entre les apports théoriques et les exercices pratiques
• Proposez des mises en situation réalistes et concrètes
• Prévoyez des temps de débriefing et d’analyse après chaque mise en pratique

Organiser des ateliers pratiques

• Mettez en place des ateliers pratiques en petits groupes
• Favorisez l’apprentissage par l’expérimentation et la manipulation
• Fournissez des outils et des supports adaptés à chaque atelier

Optimiser les coûts et augmenter la rentabilité

Dans un marché concurrentiel, l’optimisation des coûts est un levier essentiel pour améliorer la rentabilité des organismes de formation. 

Une gestion rigoureuse des dépenses et une recherche constante d’efficience permettent de dégager des marges de manœuvre pour investir dans le développement de l’organisme.

Mutualiser les ressources entre plusieurs formations

La mutualisation des ressources est une stratégie efficace pour réaliser des économies d’échelle et réduire les coûts de fonctionnement.

Regrouper les achats

• Identifiez les fournitures et le matériel utilisés de manière récurrente
• Négociez des tarifs préférentiels avec les fournisseurs en fonction du volume d’achats
• Mettez en place des contrats-cadres pour sécuriser les approvisionnements et les prix

Organiser des sessions inter-entreprises

• Proposez des sessions de formation ouvertes à plusieurs entreprises
• Mutualisez les coûts de conception, d’animation et de location de salles
• Adaptez les contenus pour répondre aux besoins communs des différents clients

Négocier des tarifs dégressifs

• Analysez vos dépenses annuelles par fournisseur et par catégorie d’achats
• Négociez des tarifs dégressifs en fonction du volume d’achats annuel
• Évaluez régulièrement la compétitivité de vos fournisseurs et n’hésitez pas à les mettre en concurrence

Développer des formations en ligne

Le développement de formations en ligne est une opportunité pour réduire les coûts liés aux déplacements et à la location de salles, tout en touchant un public plus large.

Proposer des modules à distance

• Identifiez les formations qui peuvent être dispensées à distance
• Concevez des modules de formation en ligne interactifs et engageants
• Utilisez des outils de visioconférence et de partage d’écran pour animer les sessions

Investir dans une plateforme de formation

• Choisissez une plateforme de formation en ligne adaptée à vos besoins
• Veillez à la simplicité d’utilisation et à la compatibilité avec différents supports
• Intégrez des fonctionnalités de suivi des apprentissages et d’évaluation des acquis

Créer des parcours mixtes

• Proposez des parcours de formation combinant des sessions en présentiel et des modules en ligne
• Utilisez les modules en ligne pour les apports théoriques et les exercices pratiques
• Réservez les sessions en présentiel pour les échanges, les retours d’expérience et les mises en situation

Optimiser la gestion administrative

L’optimisation de la gestion administrative est un levier important pour gagner en efficacité et réduire les coûts de fonctionnement.

Dématérialiser les documents

• Identifiez les documents administratifs qui peuvent être dématérialisés
• Mettez en place des procédures de signature électronique
• Utilisez des outils de gestion électronique des documents (GED) pour faciliter l’archivage et la recherche

Automatiser les tâches répétitives

• Identifiez les tâches administratives répétitives et chronophages
• Mettez en place des outils d’automatisation pour la facturation, le suivi des inscriptions, les relances, etc.
• Formez les collaborateurs à l’utilisation de ces outils et accompagnez le changement

Utiliser un logiciel de gestion

• Choisissez un logiciel de gestion de la formation adapté à votre structure
• Veillez à la simplicité d’utilisation et à la compatibilité avec vos autres outils
• Formez les collaborateurs à l’utilisation du logiciel et mettez en place un support utilisateurs

Diversifier les sources de financement

La diversification des sources de financement est une stratégie importante pour sécuriser les revenus de l’organisme et financer son développement.

Rechercher des subventions et des aides

• Identifiez les dispositifs de subventions et d’aides publiques auxquels vous êtes éligibles
• Montez des dossiers de demande de financement en valorisant la qualité de votre offre de formation
• Suivez l’instruction des dossiers et respectez les engagements pris en contrepartie des financements obtenus

Proposer des formations éligibles au CPF

• Identifiez les formations de votre catalogue qui sont éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF)
• Référencez ces formations sur les plateformes dédiées (MonCompteFormation, Edof, etc.)
• Communiquez auprès de vos clients et prospects sur la possibilité de financer ces formations via le CP

Répondre à des appels d’offres

• Surveillez les publications d’appels d’offres publics dans votre domaine d’activité
• Analysez les cahiers des charges et vérifiez votre capacité à répondre aux exigences
• Constituez un dossier de réponse en valorisant votre expérience et vos atouts différenciant.

Développer son offre et trouver de nouveaux clients

Le développement de l’offre de formation et la conquête de nouveaux clients sont des enjeux majeurs pour la croissance des organismes de formation. 

Analyser les besoins du marché et développer des formations adaptées

L’analyse de marché est un préalable indispensable au développement de formations pertinentes et attractives. Elle permet d’identifier les besoins des clients potentiels et de concevoir une offre différenciant.

Voici une méthodologie en 4 étapes pour développer des formations adaptées aux besoins du marché :

1. réaliser une étude de marché pour identifier les tendances, les attentes des clients et les offres concurrentes
2. segmenter le marché en fonction des profils de clients et de leurs besoins spécifiques
3. concevoir des programmes de formation ciblés, en adaptant les contenus, les formats et les modalités pédagogiques
4. tester les nouvelles formations auprès d’un panel de clients et ajuster en fonction des retours

Promouvoir son offre et attirer de nouveaux clients

Une fois l’offre de formation développée, il est essentiel de la faire connaître et de la promouvoir efficacement auprès des clients potentiels. Les canaux de communication incontournables sont le site web, les réseaux sociaux, l’e-mailing et les événements professionnels.

Voici quelques conseils pour une promotion efficace sur chaque canal :

• Site web :
  • soigner le référencement naturel (SEO) pour améliorer la visibilité sur les moteurs de recherche
  • mettre en avant les formations phares et les témoignages clients
  • proposer des contenus à valeur ajoutée (articles de blog, livres blancs, webinaires, etc.)
• Réseaux sociaux :
  • choisir les réseaux pertinents en fonction de sa cible (LinkedIn, Facebook, Twitter, etc.)
  • publier régulièrement des contenus engageants et utiles
  • interagir avec sa communauté et participer aux conversations sur les sujets liés à son domaine d’expertise
• E-mailing :
  • constituer une base de contacts qualifiés et segmentés
  • personnaliser les messages en fonction des profils et des besoins des destinataires
  • Soigner l’objet et le contenu des e-mails pour susciter l’intérêt et inciter à l’action
• Événements professionnels :
  • participer à des salons, conférences et forums dédiés à la formation professionnelle
  • organiser des ateliers et des conférences pour démontrer son expertise
  • développer son réseau et nouer des partenariats stratégiques

Se tenir informé des évolutions du secteur

Le secteur de la formation professionnelle est en constante évolution. Il est crucial pour les organismes de formation de se tenir informés des tendances, des innovations et des évolutions réglementaires pour rester compétitifs et attractifs.

Tendances et innovations dans la formation professionnelle

Le paysage de la formation professionnelle est en pleine mutation, sous l’effet des innovations technologiques et des changements sociétaux. Voici les principales tendances et innovations qui impactent le secteur :

• La digitalisation des formations :
  • essor de l’e-learning et du blended learning
  • développement des formations immersives (réalité virtuelle, réalité augmentée)
  • utilisation croissante des outils collaboratifs et des plateformes LMS
• La personnalisation des parcours de formation :
  • utilisation de l’intelligence artificielle et de l’adaptive learning
  • développement des formations à la carte et des parcours modulaires
  • prise en compte des besoins et des préférences individuelles des apprenants
• La gamification des apprentissages :
  • intégration d’éléments ludiques et de mécaniques de jeu dans les formations
  • utilisation de serious games et de simulations pour favoriser l’engagement
  • développement de l’apprentissage par le challenge et la compétition
• Le développement des compétences transversales et des soft skills :
  • montée en puissance des formations sur les compétences relationnelles, le leadership, la créativité, etc.
  • intégration des soft skills dans les référentiels de compétences métiers
  • développement des formations au savoir-être et au développement personnel

Ces innovations impactent la gestion des organismes de formation à plusieurs niveaux :

• la nécessité d’investir dans de nouveaux outils et technologies pédagogiques
• l’adaptation des compétences des formateurs et des équipes pédagogiques
• l’évolution des modèles économiques et des modes de commercialisation des formations
• la refonte des processus de conception et de déploiement des formations

S’adapter aux nouvelles attentes et exigences

Face à ces évolutions, il est crucial pour les organismes de formation de faire preuve d’adaptabilité et de maintenir une veille active sur les tendances du marché. L’enjeu est de rester en phase avec les nouvelles attentes des entreprises et des individus, et de proposer une offre de formation toujours plus pertinente et innovante.

Voici quelques pistes concrètes pour s’adapter aux nouvelles attentes et exigences :

Réaliser une veille active

• Suivre l’actualité du secteur et les publications des organismes de référence (FFP, Centre Inffo, etc.)
• Participer à des événements professionnels et à des groupes de réflexion sur l’évolution des métiers et des compétences
• Réaliser régulièrement des études de marché et des enquêtes de satisfaction client
• Analyser les données de l’organisme (évaluations, taux de satisfaction, abandons, etc.) pour identifier les points d’amélioration

Nouer des partenariats stratégiques

• Identifier les acteurs innovants et complémentaires (edtechs, startups, écoles, universités, etc.)
• Développer des partenariats pour co-construire de nouvelles offres de formation
• Mutualiser les ressources et les compétences pour renforcer sa capacité d’innovation
• Intégrer des réseaux et des consortiums pour participer à des projets innovants et expérimenter de nouvelles approches

Impliquer les équipes dans l’innovation

• Sensibiliser les collaborateurs aux enjeux de l’innovation et de l’adaptation aux évolutions du secteur
• Mettre en place des groupes de travail et des ateliers de co-création pour faire émerger de nouvelles idées
• Encourager la prise d’initiatives et l’expérimentation de nouvelles méthodes pédagogiques
• Valoriser et essaimer les bonnes pratiques en interne

Expérimenter et itérer

• Tester de nouveaux formats et modalités pédagogiques, en mode “test and learn“
• Lancer des pilotes avec des clients volontaires pour valider la pertinence et l’efficacité des innovations
• Mettre en place des boucles de feedback et d’amélioration continue pour ajuster en permanence son offre et ses pratiques
• Capitaliser sur les retours d’expérience pour industrialiser les innovations qui ont fait leurs preuves

Évolutions réglementaires et certifications qualité

Outre les tendances de marché, les organismes de formation doivent également s’adapter aux évolutions réglementaires et aux exigences croissantes en matière de qualité. 

La certification Qualiopi est devenue incontournable depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, pour tous les organismes souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés.

Voici les principales évolutions réglementaires récentes et à venir, et leur impact sur les organismes de formation :

Réforme de la formation professionnelle (loi “Avenir professionnel” de 2018)

• modification des règles de prise en charge des formations par les OPCO
• renforcement des contrôles qualité et des exigences de certification
• obligation de référencement des formations sur les plateformes CEP et CPF
• impact : nécessité de revoir ses processus administratifs et son modèle économique

Réforme de l’apprentissage (loi “Pour la liberté de choisir son avenir professionnel” de 2018)

• Ouverture du marché de l’apprentissage à de nouveaux acteurs (organismes de formation, entreprises, etc.)
• Assouplissement des conditions de création des CFA (centres de formation d’apprentis)
• Libéralisation des conditions de rupture des contrats d’apprentissage
• impact : opportunités de développement sur le marché de l’alternance, mais aussi risque de concurrence accrue

Déploiement du Compte Personnel de Formation (CPF)

• Monétisation du CPF et possibilité pour les individus de choisir librement leurs formations
• Obligation pour les organismes de formation de respecter les critères qualité du CPF
• Développement des plateformes de formation en ligne et des comparateurs de formation
• Impact : nécessité de renforcer sa visibilité et son attractivité auprès des individus, et de développer une offre éligible au CPF

Mise en place du Passeport d’orientation, de formation et de compétences

• Création d’un outil numérique pour favoriser l’orientation tout au long de la vie et la reconnaissance des compétences acquises
• Alimentation du passeport par les organismes de formation et les certificateurs
• Utilisation du passeport par les individus pour valoriser leurs compétences et accéder à de nouvelles opportunités professionnelles
• impact : opportunité de valoriser son offre de formation et de renforcer son positionnement sur les compétences clés

Si vous aspirez à établir votre organisme de formation et à obtenir la certification Qualiopi, découvrez nos conseils pratiques pour vous lancer sur notre article créer son propre organisme de formation.

Quelques questions que vous pourriez avoir sur : Comment bien gérer son organisme de formation ?